Dominar las videoconferencias: consejos esenciales para reuniones virtuales efectivas

La tecnología ha estado cambiando rápidamente la forma en que operan las empresas y no parece que vaya a desacelerarse en el corto plazo. La comunicación, las operaciones y el flujo de trabajo han mejorado, lo que facilita el trabajo colaborativo, sin importar la ubicación de la empresa o los empleados.

Ahora, el trabajo remoto no es sólo un beneficio sino una nueva norma, lo que hace que las reuniones virtuales sean una necesidad.

He aquí un hecho interesante: Cerca de 96% de los empleados dijo que las videollamadas ayudan a sus equipos remotos a sentirse más conectados.

En las reuniones virtuales, se supone que los empleados comparten pensamientos, hablan sobre temas relevantes y resuelven problemas en equipo. Pero la mayoría de las veces las cosas no salen según lo planeado.

La gente comienza a desconectarse, las conversaciones se desvían, las reuniones se prolongan y algunos participantes no participan. ¿El resultado? Nos queda mucho margen de mejora para que las reuniones virtuales sean realmente productivas y efectivas.

Por otro lado, cuando las reuniones van bien, hay una vibra positiva en el equipo, todos entienden sus expectativas y responsabilidades, y la productividad y la eficiencia aumentan.

Ese es el objetivo de una gran videoconferencia en todo momento.

En este artículo, compartiremos algunos de los mejores consejos sobre videoconferencias para ayudarlo a lograr más éxito en sus efectos colaborativos. Así que sigue leyendo.

Configuración para el éxito

Ahora que muchos de nosotros participamos en videoconferencias con más frecuencia, parecer y sonar profesional no siempre es fácil cuando estamos sentados en pijama de cintura para abajo.

Probablemente todos hemos sido testigos y contribuido a algunos momentos no tan ideales, o incluso embarazosos, durante el video de una conferencia.

Para evitar este tipo de situaciones, a continuación se ofrecen algunos consejos sobre videoconferencias que le ayudarán a prepararse para el éxito desde el principio:

Elegir las herramientas correctas

Lo primero es lo primero: la plataforma que elijas realmente puede marcar la diferencia en la forma en que tus equipos hacen las cosas.

Si elige el incorrecto, puede encontrarse con problemas como configuraciones de reuniones largas, lentas y complejas, personas que tienen dificultades para unirse a su evento, no saber quién se presentó o tener herramientas limitadas para presentar información e interactuar.

Para tomar la decisión correcta sobre la herramienta a utilizar, averigüe qué es lo más importante para su equipo.

Tal vez necesite una plataforma que funcione directamente en su navegador web, que sea muy sencilla de iniciar y que tenga poca complejidad en la interfaz. Quizás esté buscando pizarras para realizar lluvias de ideas o una función que registre las reuniones automáticamente.

A continuación se muestran algunas características más comunes que se deben buscar en una herramienta de reunión virtual eficaz:

  1. Fácil de usar: Debería ser fácil de usar para todos, incluso para los principiantes en tecnología que no están bien versados ​​en el uso del software.
  2. Vídeo y sonido de buena calidad: nadie quiere vídeo borroso o audio con retraso. Algunas herramientas manejan mejor las señales de Wi-Fi más bajas que otras.
  3. Herramientas interactivas: herramientas que ayudan a todos a participar y participar, como enviar reacciones visuales, chatear y compartir documentos, y más.
  4. Análisis: obtenga información sobre sus reuniones para mejorarlas (tiempo, tamaño de los participantes, estadísticas de participación, etc.).
  5. Cubre todo lo que necesita: la herramienta debería funcionar bien antes, durante y después de la reunión para lo que realmente necesita.

Consejos adicionales para conferencias efectivas

Lo más probable es que reciba una invitación a una reunión mucho antes de la reunión programada. Vaya al sitio web o descargue la aplicación de antemano e inicie sesión para asegurarse de que todo funcione.

No llegue tarde a la reunión sólo porque estaba intentando recordar una contraseña para iniciar sesión o navegando por un montón de mensajes de "Permiso necesario" para acceder a su cámara y micrófono.

La mayoría de los sitios de videoconferencia le permiten crear una reunión de prueba para solucionar cualquier problema en su hardware, como descubrir que su cámara web no funciona o su micrófono está demasiado silencioso durante la videoconferencia.

Creando un ambiente óptimo

Quizás sepas cómo lucir genial en las videollamadas, pero ¿qué pasa con tu experiencia en videoconferencias? Puede decir mucho sobre ti, y no siempre en el buen sentido.

A continuación se ofrecen algunos consejos sencillos para realizar videoconferencias para asegurarse de que su entorno envíe el mensaje correcto en un entorno profesional:

  • Obtenga la iluminación adecuada: una buena iluminación le hará lucir profesional. Utilice la luz natural de una ventana. O opte por una iluminación suave y uniforme. Simplemente no tengas demasiada luz detrás de ti.
  • Mantenga el fondo simple: no abarrote el fondo con demasiados elementos. Mantenlo ordenado y neutral. Puede agregar algunos artículos personales para darle un toque amigable.
  • Decore intencionalmente: si tiene un estante o librero al fondo, muestre premios o notas relacionadas con la reunión. Hazlo útil.
  • Evite puertas y ventanas: apunte la cámara lejos de puertas y ventanas para evitar distracciones y problemas de iluminación.
  • Coloque su cámara web correctamente: coloque su cámara web a la altura de los ojos, de tres a dos metros y medio de distancia de usted. Eso te ayudará a evitar distorsiones.
  • Cree una configuración permanente: designe un lugar para videollamadas para que no tenga problemas cada vez. Puedes utilizar un fondo de tela o papel para mayor comodidad.
  • Utilice la vista previa de la cámara web: compruebe cómo se ve todo en la cámara antes de su llamada. Haga los ajustes necesarios.

Recuerde, si sucede algo inesperado (como que su niño pequeño irrumpa), mantenga la calma y mantenga el profesionalismo; su energía también contribuye al “ambiente”, así que concéntrese en no perder la compostura.

Presentación y compromiso

Vestir la parte

Vístase adecuadamente para reuniones profesionales.

Todos hemos tenido esos días en los que trabajar desde casa significaba permanecer en pijama la mayor parte del día. Todo está bien si no tienes videoconferencias. Pero cuando lo hace, es un gran no-no para usted y para todos los demás en la llamada.

Use ropa apropiada para el trabajo.

Usted y su equipo deben lucir bien para las reuniones virtuales, incluso si son informales. No es necesario que lleves traje ni disfraz, pero evita llevar cualquier cosa que no usarías en la oficina. Además, es un poco complicado sentir que estás trabajando cuando estás con la misma ropa con la que te estrellaste.

Pero tienes una opción. Puedes lucir profesional en la parte superior y mantener cómodos pantalones deportivos o mallas en la parte inferior, fuera de la vista. Es tu decisión, pero estar completamente vestido puede ayudarte a mantener la cabeza en el juego.

Participación activa

Mire directamente a la cámara.

Muchos participantes cometen este error: miran la pantalla de video en lugar de la cámara cuando hablan con alguien en línea. Puede parecer natural, pero en realidad te hace parecer como si no estuvieras completamente comprometido.

Puede hacerte parecer un poco distante y no tan profesional. Y es bastante obvio cuando no estás presente durante una videollamada.

Piénsalo de esta manera: mirar directamente a la lente de la cámara es como mirar a alguien a los ojos cuando se habla cara a cara. Si alguien que habla contigo en la vida real mira hacia otra parte en lugar de mantener contacto visual, pensarías que no está interesado en lo que estás diciendo, ¿verdad?

Mirar directamente a la cámara es una de las normas básicas de etiqueta en las videoconferencias. Entonces, pruébalo hasta que lo domines. Te hará parecer más conectado y profesional durante tus reuniones virtuales.

Además, cierra todas las aplicaciones y pestañas adicionales que no necesitas y desactiva esas molestas notificaciones que pueden distraerte a ti y a tus amigos.

Silencia tu voz cuando no hables.

Las personas a menudo pueden ignorar el ruido de fondo de su parte, pero es difícil ignorarlo cuando estás en el lado receptor de la llamada.

A nadie le interesa escuchar el maullido de tu gato de fondo. Y si lo hacen, es posible que el tema de la reunión cambie a “¿Qué raza de gato es esa? ¡Ella es maravillosa!"

Las personas no silenciadas pueden distraer bastante y desviar la reunión. Entonces, establezcamos una regla: manténgase en silencio a menos que esté a punto de hablar para una mejor videoconferencia.

Nunca hables por encima de los demás.

Las cosas pueden volverse bastante complicadas cuando hay varias personas en la misma videollamada. Sea paciente y no intervenga mientras otros están hablando; es de mala educación y va en contra de la etiqueta de las conferencias telefónicas.

Guarde sus preguntas hasta el final para que todos tengan la oportunidad de compartir sus pensamientos. Pocas cosas son más desalentadoras que ser interrumpido y hablado constantemente, especialmente cuando tienes algo realmente valioso para compartir.

Involucre a participantes remotos utilizando la tecnología.

Quiere que los participantes de sus reuniones en línea se sientan incluidos y cómodos. Según una conferencia (reporte), dos grandes problemas para los trabajadores remotos durante las conferencias telefónicas son no querer interrumpir a los demás y no ver las caras de todos.

Para hacer su conferencia virtual más accesible, mejore la calidad de las videollamadas.

Además, coloque el micrófono y la cámara correctamente, utilice subtítulos y proporcione una opción de acceso telefónico. Asegúrese de que los documentos compartidos sean fácilmente visibles para todos los participantes.

Transforme a los asistentes a sus reuniones de observadores pasivos a participantes activos. Fomenta la creatividad con pizarras, la toma de decisiones con encuestas, comparte opiniones vía chat y expresa reacciones con divertidos emojis en tus reuniones virtuales

Etiqueta y consideraciones

La gestión del tiempo

Sea puntual: llegue siempre a tiempo.

Esta regla se aplica a todo tipo de reuniones: en persona, por video o una combinación de ambas. Pero es una de las mejores prácticas de videoconferencia que hay que seguir en particular. Verás, hacer esas conexiones personales es más difícil a través de las pantallas. Aunque la tecnología ayuda, no tiene sentido si estás ausente. Por lo tanto, esté ahí para sus colegas y respete su tiempo.

Tenga en cuenta las zonas horarias al programar.

Es posible que no puedas incluir a todos en cada reunión virtual, pero puedes asegurarte de que todos tengan la oportunidad de unirse a alguna.

Uno de los consejos a considerar para las videoconferencias es simplemente pensar en cuándo las personas suelen estar ocupadas con su trabajo, dónde se encuentran y en qué zona horaria se encuentran. Luego, planifique sus reuniones para que se ajusten a estos factores, de modo que todos pueden ser parte de ello.

Envíe una agenda antes de la reunión.

Mantenga las cosas simples y claras cuando se esté preparando para una reunión. Asegúrese de tener una idea clara de lo que quiere lograr y comparta el plan con su equipo con anticipación. Esto permite que todos piensen en lo que quieren decir o preguntar, sentando las bases para una videoconferencia exitosa.

Para mantenerse organizado, incluya un horario en la agenda de su reunión. Esto le ayuda a mantener el rumbo y no salirse por la tangente. Dedique algo de tiempo para comenzar la reunión con un poco de conversación amistosa; esto ayuda a crear una atmósfera positiva.

Mantenerse libre de distracciones

Elimine posibles distracciones de su entorno.

Cuando estás en medio de un día laboral ajetreado, es posible que tengas ganas de intentar hacer otras cosas durante una videollamada. Pero los humanos no son tan buenos para realizar múltiples tareas, sólo en El 2.5% de las personas puede lograrlo..

Tratar de hacer demasiado a la vez puede hacer que te sientas estresado y pierdas la concentración. Además, puede distraer bastante a tus compañeros de equipo durante la llamada. Entonces, aquí están los protocolos de videoconferencia a seguir:

  • Cierra cualquier otro trabajo en tu computadora.
  • Coloque esa videollamada y cámara web justo delante de usted si tiene varias pantallas.
  • Silencia esas notificaciones en tu computadora y teléfono.
  • Resista la tentación de consultar las redes sociales durante la llamada.
  • Si trabaja desde casa con la familia alrededor, avíseles que está en una llamada para que no irrumpan.

Preste siempre plena atención a la reunión.

Evite la tentación de revisar correos electrónicos o jugar con su PowerPoint durante las videollamadas; Simplemente no es una buena etiqueta de videoconferencia. Al igual que en las reuniones cara a cara, es necesario mostrar respeto a sus colegas brindándoles toda su atención.

Este es uno de los principales consejos para las videoconferencias: si no realizarías una acción en particular en persona, no la hagas durante una reunión virtual.

Conclusión: maximizar las funciones de videoconferencia

Trabajar en equipo significa trabajar juntos, discutir cosas importantes y aspirar a buenos resultados. Las reuniones virtuales deberían ser así.

Consulte los informes de su herramienta de reuniones virtuales para ver cómo participaron las personas y qué les gustó más. Te has ganado el premio gordo si los informes dicen que a los participantes les interesaban las encuestas, las preguntas, los votos positivos y los chats.

Utilice herramientas de video para que su equipo converse, orientelos hacia los objetivos del grupo y asegúrese de que todos tengan una vibra positiva. Ese es uno de los consejos ultrasecretos para las videoconferencias.

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