La tecnología ha cambiado rápidamente el funcionamiento de las empresas, y no parece que vaya a ralentizarse pronto. La comunicación, las operaciones y el flujo de trabajo han mejorado, lo que facilita el trabajo en colaboración, independientemente de la ubicación de la empresa o de los empleados.
Ahora, el trabajo a distancia no es sólo una ventaja, sino una nueva norma, lo que convierte las reuniones virtuales en una necesidad.
He aquí un dato interesante: casi el 96% de los empleados afirmaron que las videollamadas ayudan a sus equipos remotos a sentirse más conectados.
En las reuniones virtuales, los empleados deben compartir ideas, hablar de temas relevantes y resolver problemas en equipo. Pero la mayoría de las veces, las cosas no salen según lo previsto.
La gente empieza a desconectar, las conversaciones se desvían, las reuniones se alargan y algunos participantes no participan. ¿El resultado? Nos queda mucho margen de mejora para que las reuniones virtuales sean realmente productivas y eficaces.
Por otro lado, cuando las reuniones van bien, hay un ambiente positivo en el equipo, todo el mundo entiende sus expectativas y responsabilidades, y la productividad y la eficacia aumentan.
Ese es el objetivo de una gran videoconferencia, siempre.
En este artículo, compartiremos algunos de los mejores consejos para videoconferencias que le ayudarán a conseguir más éxito en sus efectos colaborativos. Siga leyendo.
Prepararse para el éxito
Ahora que muchos de nosotros participamos en videoconferencias con más frecuencia, parecer y sonar profesional no siempre es fácil cuando se está sentado en pijama de cintura para abajo.
Es probable que todos hayamos presenciado y contribuido a algunos momentos poco ideales, o incluso embarazosos, durante una videoconferencia.
Para evitar estas situaciones, aquí tienes algunos consejos para videoconferencias que te ayudarán a prepararte para el éxito desde el principio:
Elegir las herramientas adecuadas
Lo primero es lo primero: la plataforma que elijas puede marcar la diferencia en la forma en que tus equipos hacen las cosas.
Si elige la opción equivocada, puede encontrarse con problemas como una organización de reuniones larga, lenta y compleja, gente con dificultades para participar en el evento, sin saber quién se ha presentado o con herramientas limitadas para presentar la información e interactuar.
Para tomar la decisión correcta sobre la herramienta a utilizar, averigua qué es lo más importante para tu equipo.
Tal vez necesites una plataforma que funcione directamente en tu navegador web, que sea muy fácil de poner en marcha y que tenga una interfaz poco compleja. Tal vez busques pizarras para lluvias de ideas o una función que grabe las reuniones automáticamente.
Estas son algunas de las características más comunes que hay que buscar en una herramienta de reuniones virtuales eficaz:
- Fácil de usar: debe ser fácil de usar para todo el mundo, incluso para los novatos en tecnología que no estén muy versados en el uso de software.
- Buena calidad de vídeo y sonido: Nadie quiere un vídeo borroso o un audio con retrasos. Algunas herramientas gestionan mejor que otras las señales Wi-Fi más bajas.
- Herramientas interactivas: Herramientas que ayudan a todos a participar y comprometerse, como enviar reacciones visuales, chatear y compartir documentos, etc.
- Analítica: Obtenga información sobre sus reuniones para mejorarlas (tiempo, número de participantes, estadísticas de participación, etc.).
- Cubre todo lo que necesitas: La herramienta debe funcionar bien antes, durante y después de la reunión para lo que realmente necesitas.
Consejos adicionales para una conferencia eficaz
Lo más probable es que recibas una invitación mucho antes de la reunión prevista. Visita el sitio web o descarga la aplicación con antelación e inicia sesión para asegurarte de que todo funciona.
No llegues tarde a la reunión sólo porque estabas intentando recordar una contraseña para iniciar sesión o navegando por un montón de indicaciones de “Permiso necesario” para acceder a tu cámara y micrófono.
La mayoría de los sitios de videoconferencia te permiten crear una reunión de prueba para limar asperezas en tu hardware, como descubrir que tu webcam no funciona o que tu micrófono es demasiado silencioso durante la videoconferencia.
Crear un entorno óptimo
Puede que sepas cómo lucirte en las videollamadas, pero ¿qué pasa con el fondo de tus videoconferencias? Puede decir mucho de ti, y no siempre en el buen sentido.
He aquí algunos consejos sencillos para que las videoconferencias transmitan el mensaje adecuado en un entorno profesional:
- Una buena iluminación: Una buena iluminación te da un aspecto profesional. Utiliza la luz natural de una ventana. También puedes optar por una iluminación suave y uniforme. Simplemente no tengas demasiada luz detrás de ti.
- Mantén un fondo sencillo: No abarrotes el fondo con demasiados elementos. Manténgalo ordenado y neutro. Puedes añadir algunos objetos personales para darle un toque simpático.
- Decora con intención: Si tienes una estantería o librería al fondo, exhibe premios o notas relacionadas con la reunión. Haz que tenga un propósito.
- Evita puertas y ventanas: Aleja la cámara de puertas y ventanas para evitar distracciones y problemas de iluminación.
- Coloca bien la webcam: Coloca la webcam a la altura de los ojos, a una distancia de entre tres y ocho pies de ti. Eso te ayudará a evitar distorsiones.
- Crea una configuración permanente: Designa un lugar para las videollamadas, así no tendrás que pelearte cada vez. Puedes utilizar un telón de fondo de tela o papel para mayor comodidad.
- Utiliza la vista previa de la cámara web: Comprueba cómo se ve todo en la cámara antes de la llamada. Realice los ajustes necesarios.
Recuerda que si ocurre algo inesperado (como la irrupción de tu hijo pequeño), mantén la calma y la profesionalidad: tu energía también contribuye al “ambiente”, así que céntrate en no perder la compostura.
Presentación y compromiso
Cómo vestirse
Vístase adecuadamente para las reuniones profesionales.
Todos hemos tenido esos días en los que trabajar desde casa significaba quedarse en pijama la mayor parte del día. Todo está bien si no tienes ninguna reunión por vídeo. Pero cuando lo haces, es un gran no-no para ti y para todos los demás en la llamada.
Lleva ropa adecuada para el trabajo.
Usted y su equipo deben ir bien vestidos a las reuniones virtuales, aunque sean informales. No es necesario que lleves traje o un vestido elegante, pero evita ponerte algo que no te pondrías en la oficina. Además, es un poco difícil sentir que estás trabajando cuando llevas la misma ropa con la que te has quedado dormido.
Pero puedes elegir. Puedes lucir un aspecto profesional en la parte superior y mantener unos cómodos pantalones de chándal o leggings en la parte inferior, fuera de la vista. Tú decides, pero ir bien vestido puede ayudarte a mantener la cabeza en el partido.
Participación activa
Mira directamente a la cámara.
Muchos participantes cometen este desliz: miran a la pantalla de vídeo en lugar de a la cámara cuando hablan con alguien en línea. Puede parecer natural, pero en realidad te hace parecer que no estás totalmente comprometido.
Puede hacerte parecer un poco distante y no tan profesional. Y es bastante obvio cuando no estáis todos durante una videollamada.
Piénsalo así: mirar directamente al objetivo de la cámara es como mirar a alguien a los ojos cuando se habla cara a cara. Si alguien que habla contigo en la vida real mira a otra parte en lugar de mantener el contacto visual, pensarás que no está interesado en lo que dices, ¿verdad?
Mirar directamente a la cámara es una de las normas básicas de etiqueta en las videoconferencias. Así que inténtalo hasta que le cojas el truco. Te hará parecer más conectado y profesional durante tus reuniones virtuales.
Además, cierra todas las aplicaciones y pestañas adicionales que no necesites y desactiva esas molestas notificaciones que pueden distraerte a ti y a tus compañeros.
Silénciate cuando no estés hablando.
La gente suele ser capaz de ignorar el ruido de fondo, pero es difícil hacerlo cuando se está al otro lado de la línea.
A nadie le apetece escuchar el maullido de tu gato de fondo. Y si lo hacen, puede que el tema de la reunión pase a ser “¿De qué raza es ese gato? Es precioso”.
Las personas no silenciadas pueden distraer bastante y desviar la atención de la reunión. Así pues, establezcamos una norma: mantente en silencio a menos que vayas a hablar por videoconferencia mejor.
Nunca hables por encima de los demás.
Las cosas pueden complicarse bastante cuando hay varias personas en la misma videollamada. Sé paciente y no intervengas mientras otros hablan: es de mala educación y va en contra de la etiqueta de las conferencias telefónicas.
Deje sus preguntas para el final, para que todo el mundo tenga la oportunidad de compartir sus ideas. Pocas cosas son más desalentadoras que ser interrumpido constantemente y que se hable más de la cuenta, especialmente cuando se tiene algo realmente valioso que compartir.
Involucre a los participantes remotos utilizando la tecnología.
Usted quiere que los participantes en sus reuniones en línea se sientan incluidos y cómodos. Según un informe sobre conferencias, dos grandes problemas de los trabajadores remotos durante las teleconferencias son no querer interrumpir a los demás y no ver las caras de todos.
Para que su conferencia virtual sea más accesible, mejore la calidad de la videollamada.
Además, coloque el micrófono y la cámara en la posición adecuada, utilice subtítulos y ofrezca una opción de marcación telefónica. Asegúrese de que los documentos compartidos sean fácilmente visibles para todos los participantes.
Transforme a los asistentes a sus reuniones de observadores pasivos en participantes activos. Fomente la creatividad con pizarras, la toma de decisiones con encuestas, el intercambio de opiniones a través del chat y la expresión de reacciones con divertidos emojis en sus reuniones virtuales.
Etiqueta y consideraciones
Gestión del tiempo
Sea puntual: llegue siempre a tiempo.
Esta regla se aplica a todo tipo de reuniones: en persona, por vídeo o una combinación de ambas. Pero, en particular, es una de las mejores prácticas de videoconferencia que hay que seguir. Establecer esas conexiones personales es más difícil a través de las pantallas. Aunque la tecnología ayuda, no sirve de nada si estás ausente. Por tanto, esté al lado de sus colegas y respete su tiempo.
Tenga en cuenta las zonas horarias a la hora de programar.
Es posible que no pueda incluir a todo el mundo en todas las reuniones virtuales, pero puede asegurarse de que todos tengan la oportunidad de participar en algunas.
Uno de los consejos para videoconferencias que hay que tener en cuenta es pensar en cuándo suelen estar las personas ocupadas con su trabajo, dónde se encuentran y en qué zona horaria están. A continuación, planifique sus reuniones en torno a estos factores para que todo el mundo pueda participar en ellas.
Envíe el orden del día antes de la reunión.
Mantén las cosas claras y sencillas cuando te prepares para una reunión. Asegúrese de tener una idea clara de lo que quiere conseguir y comparta el plan con su equipo por adelantado. Esto permite a cada uno pensar en lo que quiere decir o preguntar, sentando las bases para una videoconferencia satisfactoria.
Para mantenerse organizado, incluya un calendario en el orden del día de su reunión. Esto le ayudará a no salirse por la tangente. Dedica algo de tiempo a empezar la reunión con una charla amistosa: ayuda a crear un ambiente positivo.
Sin distracciones
Elimine las posibles distracciones de su entorno.
Cuando estás inmerso en un ajetreado día de trabajo, puede que te apetezca hacer otras cosas durante una videollamada. Pero los humanos no somos tan buenos en la multitarea: sólo un 2,5% de las personas puede hacerlo.
Intentar hacer demasiadas cosas a la vez puede hacer que te sientas estresado y pierdas la concentración. Además, puede distraer bastante a tus compañeros de equipo en la llamada. He aquí los protocolos de videoconferencia que hay que seguir:
- Cierra cualquier otro trabajo en tu ordenador.
- Coloca la videollamada y la webcam justo delante de ti si tienes varias pantallas.
- Silencia las notificaciones del ordenador y del teléfono.
- Resiste el impulso de consultar las redes sociales durante la llamada.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Always pay full attention to the meeting.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
He aquí uno de los mejores consejos para videoconferencias: Si no harías una determinada acción en persona, no la hagas durante una reunión virtual.
Conclusión: Maximizar las funciones de videoconferencia
Trabajar en equipo significa trabajar juntos, discutir las cosas importantes y aspirar a buenos resultados. Las reuniones virtuales deberían ser así.
Consulta los informes de tu herramienta de reuniones virtuales para ver cómo participó la gente y qué fue lo que más les gustó. Te has sacado la lotería si los informes dicen que los participantes se volcaron con las encuestas, las preguntas, los upvotes y los chats.
Utilice las herramientas de vídeo para que su equipo hable, diríjalos hacia los objetivos del grupo y asegúrese de que todo el mundo tiene un ambiente positivo. Es uno de los consejos más secretos para las videoconferencias.
