Guía completa de sistemas de gestión del aprendizaje (LMS): características, ventajas y selección

En el mundo actual, en constante cambio, el aprendizaje no es un hecho aislado y ya no se limita a las aulas. Por el contrario, es un viaje que dura toda la vida y que va mucho más allá de la educación formal. Tanto si usted es un particular que desea adquirir nuevas competencias como si es una empresa que se esfuerza por mantener una ventaja competitiva en su sector, el aprendizaje continuo y de alta calidad es la clave del éxito.

Esta transformación en la forma de enfocar el aprendizaje ha propiciado la aparición de los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), que desempeñan un gran papel en la mejora de las experiencias de aprendizaje, tanto para las personas como para las empresas. Le permitirán mantenerse al día de las novedades y asegurarse de que dispone de toda la formación que necesita y algo más. Además, proporcionan un medio estructurado y eficaz de adquirir conocimientos, mejorar las competencias y adaptarse a las exigencias siempre cambiantes del mundo moderno.

En esta guía, le mostraremos todo lo que necesita saber sobre los sistemas de gestión del aprendizaje, hablaremos más sobre el significado de LMS, le daremos algunos consejos útiles para seleccionar e implementar sistemas LMS en su lugar de trabajo y en su vida diaria, y mucho más. Sin más preámbulos, entremos en materia.

Introducción a los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)

Los sistemas de gestión del aprendizaje, o LMS, son plataformas digitales diseñadas para agilizar el proceso de creación, entrega, gestión y seguimiento de contenidos educativos y programas de formación. Sirven como centros virtuales donde los alumnos pueden acceder a una amplia gama de recursos, incluidos cursos, vídeos, cuestionarios y materiales interactivos, mientras que los instructores y las organizaciones pueden supervisar eficazmente los progresos y evaluar los resultados del aprendizaje.

Además, los sistemas LMS facilitan la difusión del conocimiento y permiten a los individuos tomar el control de sus propios itinerarios de aprendizaje, fomentando la autonomía y la educación autodirigida.

Para las empresas, los sistemas LMS ofrecen los medios para actualizar las cualificaciones de los empleados, mejorar los procesos de incorporación y adaptarse rápidamente a los cambios del sector, garantizando que sigan siendo competitivas y ágiles en un mercado en constante evolución. A medida que profundizamos en la importancia de los LMS, queda claro que son fundamentales para dar forma al futuro del aprendizaje, en el que el desarrollo personal y profesional continuo ocupa un lugar central.

Entender los fundamentos del LMS

Ahora que ya conoce el significado más amplio de LMS, profundicemos en el tema y descubramos la definición y la finalidad que tienen los sistemas de gestión del aprendizaje, así como quiénes son los usuarios clave de un sistema de aprendizaje electrónico de este tipo.

Definición: ¿Qué es un sistema de gestión del aprendizaje?

Un Sistema de Gestión del Aprendizaje (SGA) es un sistema digital de aprendizaje, o una plataforma digital, que está diseñado para hacer el aprendizaje mucho más accesible. Los sistemas de gestión del aprendizaje actúan como centros neurálgicos de materiales educativos y de formación, y como todos los materiales están disponibles en línea, personas de todo el mundo pueden acceder a ellos cuando quieran y donde quieran.

Los sistemas de gestión del aprendizaje le permiten crear, impartir e informar sobre programas y cursos de formación. Así, no sólo puede acceder a la educación y la formación, sino que también puede crear sus propios cursos y compartirlos con otras personas de su sector o con sus empleados.

Así pues, los sistemas LMS son una excelente forma de que las empresas formen a nuevos empleados o amplíen las habilidades y conocimientos de su plantilla actual. Normalmente, se puede acceder a los sistemas LMS a través de navegadores web, y algunos incluso tienen aplicaciones que puede descargar para aprender o mantenerse al día con sus programas sobre la marcha.

Finalidad: ¿Para qué sirve un LMS?

Un LMS se puede utilizar para una amplia gama de propósitos, y para qué lo utilice depende de sus necesidades. Sin embargo, los casos de uso de los LMS pueden dividirse en dos categorías: formación y educación.

Cuando se utiliza un LMS en la educación, se hace para proporcionar a las personas cursos, materiales académicos adicionales, hojas de trabajo y otros recursos similares que pueden ayudarles a aprender una habilidad específica. Además, muchas escuelas y universidades utilizan sistemas LMS educativos para ofrecer a los estudiantes una forma más sencilla de acceder a los materiales de sus cursos y ver sus calificaciones.

El uso de LMS para la formación se ha convertido en una práctica habitual para muchas organizaciones. Esto se debe a que, al utilizar un sistema de gestión del aprendizaje para formar a los empleados, puede ofrecer una gama más amplia de programas y garantizar que todos tengan acceso a ellos. Por ejemplo, puede utilizar el LMS para el desarrollo de los empleados, para crear un proceso de incorporación sencillo para las nuevas contrataciones, para educar a sus empleados en la política de la empresa, para formarles en determinadas funciones y mucho más.

Además, los sistemas LMS pueden utilizarse para la formación de clientes, socios y partes interesadas. Así, con un LMS, puede asegurarse de que todas las personas relacionadas con su empresa tengan los conocimientos y habilidades adecuados para representarla con éxito y realizar el trabajo necesario para que la empresa funcione, crezca y sea aún mejor.

Usuarios clave: ¿Quién utiliza un LMS?

Lo bueno de la tecnología LMS y de las aplicaciones LMS es que cualquiera puede utilizarlas. Más concretamente, todo aquel que desee impartir algún tipo de formación, curso u otros programas educativos o formativos, así como quienes deseen aprender, pueden utilizar los sistemas LMS. Así, entre los usuarios de sistemas LMS se incluyen particulares, empresas, organizaciones sin ánimo de lucro, escuelas y otros centros educativos.

Las personas utilizan los sistemas de gestión del aprendizaje para adquirir nuevas competencias, ampliar su formación e incluso obtener ayuda para estudiar. Empresas de todos los tamaños pueden utilizarlos para la formación de empleados, la incorporación y cualquier otro tipo de formación que necesiten.

Exploración de los tipos y métodos de implantación de LMS

Ahora que conoce en detalle qué son los sistemas LMS, continuemos con los tipos de sistemas LMS que puede utilizar. Además, conoceremos los tipos de despliegues de LMS, así como la diferencia entre los sistemas LMS y las Plataformas de Experiencia de Aprendizaje.

Tipos de sistemas de gestión del aprendizaje

Tipos de implantación de LMS

Hay bastantes tipos de despliegues de Sistemas de Gestión del Aprendizaje que pueden diferenciarse por sus características y capacidades. Dicho esto, los tipos de implantación de sistemas de gestión del aprendizaje que puede utilizar son los siguientes:

• LMS basado en la nube: Los sistemas LMS basados en la nube son alojados por tu proveedor y proporcionan una plataforma sencilla y plug-and-play donde puedes crear tu academia. Además, estos tipos de sistemas tienen una amplia gama de capacidades y pueden integrarse con muchas aplicaciones diferentes, como las de comunicación, por ejemplo.
• LMS local: Una solución LMS on-premise es un programa que alojas en tus propios servidores. Si ejecuta su solución LMS en su propio servidor, tendrá más control sobre ella y deberá mantenerla usted mismo.
• LMS de código abierto: Un sistema de aprendizaje LMS de código abierto es una plataforma de uso gratuito que puedes personalizar y adaptar a tus necesidades. Sin embargo, para ello necesitarás saber programar, ya que tendrás que cambiar el código del sistema para adaptarlo a tus necesidades.
• LMS a medida: Si quieres crear una academia enorme con un gran número de cursos y programas de formación, entonces construir un LMS a medida es una gran solución. Tendrá que construir y mantener todo usted mismo, pero tendrá control sobre todos los elementos de su sistema, y podrá hacer que el LMS se ajuste a sus necesidades al máximo.

LMS frente a plataformas de experiencia de aprendizaje

A través de un sistema de aprendizaje LMS, los administradores pueden asignar y realizar un seguimiento de los contenidos y materiales de formación. Por otro lado, las Plataformas de Experiencia de Aprendizaje están más orientadas al consumidor y permiten a los usuarios elegir sus propios cursos y materiales entre una amplia gama de contenidos personalizados.

La principal diferencia entre ambos es que los LMS permiten controlar el contenido que ven los usuarios, mientras que los LXP permiten al usuario elegir qué contenido consume. En otras palabras, en los LMS, los administradores tienen la última palabra sobre lo que aprendes, mientras que en los LXP puedes elegir lo que quieres aprender en función de lo que ofrece la organización.

Por ejemplo, en un LXP, puedes ver qué tipo de formación ofrece la empresa y elegir el programa que más te guste, mientras que en los LMS, la propia empresa te dice lo que tienes que aprender.

Profundizando: Características y mecanismos

Aunque la lista de sistemas LMS es bastante larga, todos vienen con ciertas características clave que podrá utilizar independientemente del tipo de solución que elija. Así pues, aprendamos cuáles son esas características, cómo funcionan los LMS en general y cómo se pueden utilizar los sistemas de gestión de contenidos (CMS) con los sistemas LMS.

Características principales del LMS

Los LMS vienen con una gran variedad de funciones que puedes utilizar. Sin embargo, algunas de las características clave que más utilizan los usuarios de LMS son las siguientes:

• Gestión de cursos: La tarea más importante que tiene cualquier sistema de aprendizaje es permitirle ofrecer cursos y otros materiales educativos a sus alumnos.
• SCORM y xAPI: SCORM y xAPI son los métodos más utilizados para estandarizar el contenido de aprendizaje, y la mayoría de los sistemas LMS populares los ofrecen.
• Portales de aprendizaje: Los portales de aprendizaje son como mini LMS dentro del sistema LMS principal. Le permiten crear un portal independiente para cada uno de sus públicos y organizar sus sistemas de aprendizaje de una forma mucho mejor.
• Integraciones: La mayoría de los sistemas LMS te permiten integrar tu propio sistema con apps que ya utilices, como un sistema de RRHH, una herramienta de webinars, un CRM, etc.
• Automatización: La automatización del LMS le permite eliminar las tareas repetitivas de su agenda y dedicar menos tiempo a la gestión de sus cursos y programas.

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión del aprendizaje?

La mayoría de los LMS funcionan proporcionándole una plataforma en la que puede crear cursos en línea y programas de formación cargando materiales o creando cursos desde cero. A medida que cree y añada más contenidos a su LMS, puede almacenarlos en la plataforma y permitir que los alumnos accedan a ellos siempre que lo necesiten.

Una vez que los alumnos empiecen a tomar sus cursos y programas de formación, puede seguir su progreso con su LMS y ver lo bien que lo están haciendo. Puedes saber en qué fase del curso se encuentran, qué tal lo han hecho en las tareas y ver cuándo han terminado sus estudios o formación.

A continuación, podrá generar informes automatizados y comprobar la eficacia de su formación. Esto también le permite ver con qué partes de sus cursos o formación tienen más dificultades las personas y ofrecerles ayuda adicional para superar este problema.

Uso de sistemas de gestión de contenidos con LMS

El uso de un sistema de gestión de contenidos (CMS) con los LMS le permite mejorar la eficacia y la eficiencia de su sistema de aprendizaje. El CMS le permite a usted, como educador, crear, organizar y actualizar contenidos con facilidad, mientras que un LMS pone el contenido a disposición de sus alumnos.

Además, al utilizar un CMS con su LMS, puede crear contenidos más personalizados y un entorno de aprendizaje más interactivo. Y lo que es mejor, el uso de un CMS facilita enormemente todo el proceso de creación y gestión de contenidos, razón por la que muchos los utilizan junto con sus LMS.

Ventajas de utilizar un LMS

En esta sección de la guía, examinaremos algunas de las ventajas más útiles de las que puede beneficiarse utilizando un sistema LMS. Entre ellas figuran las siguientes:

• Ahorro de tiempo: el e-learning puede ahorrarle mucho tiempo, ya que no tendrá que impartir formación o conferencias todos los días para formar a los empleados o impartir un curso. Sus alumnos pueden simplemente iniciar sesión en su LMS y completar su formación siempre que puedan.
• Rentabilidad: El aprendizaje tradicional es mucho más caro que el aprendizaje en línea. Requiere instructores, materiales, lugares de aprendizaje y muchos otros elementos para funcionar. Por otro lado, los LMS suelen cobrar una suscripción mensual y un dispositivo con acceso a Internet.
• Información valiosa: El seguimiento de los resultados y el progreso es mucho más fácil de hacer a través de sistemas LMS, ya que el propio sistema genera informes para usted. A través de estos informes, puede ver la eficacia de su formación y si ayuda a sus empleados a ser más productivos.
• Fácil de organizar: Los programas y cursos de formación son mucho más fáciles de organizar en línea, ya que los LMS permiten automatizar tareas repetitivas y notificar a los alumnos sobre su progreso o cualquier otra tarea importante que tengan.

Elegir bien: consejos y consideraciones

Los LMS están muy bien, pero su eficacia depende en gran medida de si ha elegido la opción adecuada. Por eso, compartiremos contigo algunos consejos que te ayudarán a elegir el LMS perfecto para ti y asegurarte de que te ofrece todo lo que necesitas. Además, hablaremos de algunos factores importantes que debe tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma LMS.

Cómo seleccionar el mejor LMS para su organización

Existen muchas plataformas que se consideran los mejores sistemas de gestión del aprendizaje. Por lo tanto, si quiere elegir la que mejor se adapte a usted, debe hacer lo siguiente:

Factores a tener en cuenta en la implantación de un LMS

Si quiere implantar un sistema LMS con éxito, necesita elaborar un plan detallado que cubra qué tipo de LMS va a elegir, qué tipo de características necesita y con qué rapidez necesita ponerlo en marcha.

Como se ha mencionado anteriormente, hay bastantes tipos de sistemas LMS entre los que puede elegir, y la elección que haga dependerá en gran medida de sus necesidades. En cuanto al tiempo, debes saber que algunos LMS tardan más en lanzarse, mientras que otros son más rápidos. Para conocer mejor los plazos de cada sistema, lo mejor es que te pongas en contacto con el proveedor y preguntes.

Opciones y modelos de pago de LMS

Las opciones y modelos de pago más comunes con los que se topará a la hora de elegir un sistema LMS son los siguientes:

• Pago único: Este tipo de modalidad de pago requiere que pagues una única cuota para acceder a todas las funcionalidades que ofrece la plataforma. Normalmente, los pagos únicos son utilizados por plataformas que requieren que obtengas una licencia para utilizarla.
• Pago por usuario: Esta forma de pago le permite utilizar la plataforma de forma gratuita y sólo pagar cuando un usuario se inscribe en un curso o programa de formación. Es el preferido por las organizaciones que utilizan sistemas LMS para la educación, como escuelas y universidades.
• Suscripción: La mayoría de los LMS ofrecen este modelo de pago, que consiste en pagar una cuota diaria, semanal o mensual por utilizar la plataforma.

Consejos y recursos adicionales

Al elegir un sistema LMS, también debe fijarse en el valor que le aporta. Es decir, tienes que analizar todas las prestaciones que vas a obtener y el precio que vas a pagar. Además, crear un plan sobre cuántos cursos, programas y usuarios tendrá le ayudará enormemente a determinar cuál es la plataforma adecuada para usted.

Para obtener más información sobre LMS y proveedores específicos de LMS, puede consultar los siguientes recursos:

• https://www.webhostingzone.org/blog/understanding-lms-services
• https://www.webhostingzone.org/blog/the-top-5-mistakes-to-avoid-when-choosing-an-lms-system
• https://www.webhostingzone.org/blog/lms-systems-accessibility-features-ensuring-inclusivity-for-all-learners
• https://www.webhostingzone.org/blog/moodle-vs-canvas-vs-blackboard-the-best-lms-of-2023

Conclusión

En general, los sistemas LMS pueden ayudarle a formar a sus empleados, mejorar sus habilidades y garantizar que todas las personas relacionadas con su empresa estén bien formadas en sus operaciones. Además, los sistemas LMS son estupendos para ampliar la formación de las personas y desarrollar sus habilidades. Pueden ser utilizados por una amplia gama de usuarios y ya están revolucionando la forma en que las personas adquieren nuevas habilidades y conocimientos.