La tecnologia ha canviat la manera com funcionen les empreses ràpidament i no sembla que s'alenteixi aviat. La comunicació, les operacions i el flux de treball han millorat, facilitant el treball col·laboratiu, independentment de la ubicació de l'empresa o dels empleats.
Ara, el treball a distància no és només un avantatge, sinó una nova norma, fent que les reunions virtuals siguin una necessitat.
Aquí hi ha un fet interessant: Gairebé 96% dels empleats aquestes videotrucades ajuden els seus equips remots a sentir-se més connectats.
A les reunions virtuals, els empleats han de compartir idees, parlar sobre temes rellevants i resoldre problemes en equip. Però la majoria de vegades, les coses no surten com s'havien previst.
La gent comença a desconnectar, les converses es desvien, les reunions passen amb el temps i alguns participants no estan compromesos. El resultat? Ens queda molt marge de millora perquè les reunions virtuals siguin realment productives i efectives.
D'altra banda, quan les reunions van bé, hi ha un ambient positiu a l'equip, tothom entén les seves expectatives i responsabilitats, i la productivitat i l'eficiència augmenten.
Aquest és l'objectiu d'una gran videoconferència, cada vegada.
En aquest article, compartirem alguns dels millors consells de videoconferència per ajudar-vos a aconseguir més èxit en els vostres efectes col·laboratius. Així que segueix llegint.
Configuració per a l'èxit
Ara que molts de nosaltres participem en videoconferències amb més freqüència, fer-se semblar i ser professional no sempre és fàcil quan estem asseguts amb pijama de cintura per avall.
Probablement tots hem estat testimonis i hem contribuït a alguns moments menys que ideals o fins i tot vergonyosos durant un vídeo de conferència.
Per evitar aquestes situacions, aquí teniu alguns consells de videoconferència que us ajudaran a preparar-vos per tenir èxit des del principi:
Escollint les eines adequades
El primer és el primer: la plataforma que trieu realment pot marcar la diferència en com fan les coses els vostres equips.
Si aneu amb l'equivocat, és possible que tingueu problemes com ara configuracions llargues, lentes i complexes per a reunions, persones que lluiten per unir-se al vostre esdeveniment, no saber qui s'ha presentat o tenir eines limitades per presentar informació i interactuar.
Per fer la trucada adequada a l'eina que cal utilitzar, esbrineu què és més important per al vostre equip.
Potser necessiteu una plataforma que funcioni directament al vostre navegador web, que sigui molt senzill d'iniciar i que tingui poca complexitat a la interfície. Potser esteu buscant pissarres blanques per fer una pluja d'idees o una funció que enregistri reunions automàticament.
Aquestes són algunes de les característiques més habituals que cal cercar en una eina de reunions virtuals eficaç:
- Fàcil d'utilitzar: hauria de ser senzill d'utilitzar per a tothom, fins i tot per a principiants en tecnologia que no coneixen bé l'ús del programari.
- Vídeo i so de bona qualitat: ningú no vol un vídeo borrós o un àudio amb retard. Algunes eines gestionen els senyals Wi-Fi més baixos millor que altres.
- Eines interactives: eines que ajuden a tothom a participar i participar, com ara enviar reaccions visuals, xatejar i compartir documents, entre d'altres.
- Analítica: obteniu informació sobre les vostres reunions per millorar-les (temps, mida dels participants, estadístiques de participació, etc.).
- Cobreix tot el que necessiteu: l'eina hauria de funcionar bé abans, durant i després de la reunió per al que realment necessiteu.
Consells addicionals per a una conferència efectiva
El més probable és que rebeu una invitació a una reunió molt abans de la vostra reunió programada. Aneu al lloc web o descarregueu l'aplicació abans i inicieu sessió per assegurar-vos que tot funcioni.
No arribis tard a la reunió només perquè estàveu intentant recordar una contrasenya per iniciar sessió o navegar per un munt de sol·licituds de "Permís necessari" per accedir a la vostra càmera i micròfon.
La majoria dels llocs de videoconferència us permeten crear una reunió de prova per solucionar qualsevol torsió del vostre maquinari, com ara descobrir que la vostra càmera web no funciona o que el micròfon està massa silenciós durant el vídeo de la conferència.
Creació d'un entorn òptim
És possible que sàpigues com es veu bé a les videotrucades, però què passa amb el teu fons de videoconferència? Pot dir molt de tu, i no sempre de la bona manera.
Aquests són alguns consells senzills per a videoconferències per assegurar-vos que el vostre entorn envia el missatge correcte en un entorn professional:
- Obteniu la il·luminació correcta: una bona il·luminació et fa semblar professional. Utilitzeu la llum natural d'una finestra. O opteu per una il·luminació suau i uniforme. Simplement no tinguis massa llum darrere.
- Manteniu el fons senzill: no desordenau el vostre fons amb massa elements. Manteniu-lo net i neutre. Podeu afegir alguns articles personals per a un toc amable.
- Decora intencionadament: si tens un prestatge o una prestatgeria al fons, mostra premis o notes relacionades amb la reunió. Fes-ho amb propòsit.
- Eviteu portes i finestres: apunteu la càmera lluny de portes i finestres per evitar distraccions i problemes d'il·luminació.
- Col·loqueu la vostra càmera web a la dreta: col·loqueu la vostra càmera web a l'alçada dels ulls, de tres a vuit peus de distància. Això us ajudarà a evitar distorsions.
- Creeu una configuració permanent: designeu un lloc per a les videotrucades perquè no us barregeu cada cop. Podeu utilitzar un fons de tela o paper per a més comoditat.
- Utilitzeu la vista prèvia de la càmera web: comproveu com es veu tot a la càmera abans de la trucada. Feu els ajustos necessaris.
Recordeu que si passa alguna cosa inesperada (com ara que el vostre nen s'hi entra), mantingueu la calma i mantingueu la professionalitat; la vostra energia també contribueix al "entorn", així que centreu-vos en no perdre la compostura.
Presentació i compromís
Vestint la Part
Vesteix-te adequadament per a reunions professionals.
Tots hem tingut aquells dies en què treballar des de casa significava quedar-nos en pijama la major part del dia. Tot està bé si no tens cap reunió de vídeo. Però quan ho fas, és un gran no-no per a tu i per a tots els altres que estan a la trucada.
Porteu roba adequada per a la feina.
Tu i el teu equip hauríeu de fer el paper de les reunions virtuals, encara que sigui casual. No cal que portis un vestit ni un disfressat, però evita portar qualsevol cosa que no portis a l'oficina. A més, és una mica complicat sentir que estàs treballant quan estàs amb la mateixa roba amb què et vas estavellar.
Tens una opció, però. Pots semblar professional a la part superior i mantenir uns pantalons de xandall o polaines còmodes a la part inferior, fora de la vista. És la vostra trucada, però estar ben vestit us pot ajudar a mantenir el cap en el joc.
Participació activa
Mira directament a la càmera.
Molts participants fan aquest error: miren la pantalla de vídeo en lloc de la càmera quan parlen amb algú en línia. Pot semblar natural, però en realitat et fa semblar que no estàs completament compromès.
Pot fer-te semblar una mica distant i no tan professional. I és bastant obvi quan no hi sou tots durant una videotrucada.
Penseu-ho d'aquesta manera: mirar directament a la lent de la càmera és com mirar algú als ulls quan es parla cara a cara. Si algú que et parla a la vida real mira cap a un altre lloc en lloc de mantenir el contacte visual, pensaries que no està interessat en el que estàs dient, oi.
Mirar directament a la càmera és una de les etiquetes bàsiques de videoconferència. Per tant, proveu-ho fins que us agafeu. Us farà semblar més connectat i professional durant les vostres reunions virtuals.
A més, tanqueu totes les aplicacions i pestanyes addicionals que no necessiteu i desactiveu aquelles notificacions molestes que us poden distreure a vosaltres i als vostres companys.
Silencia't quan no parles.
Sovint, la gent pot desactivar el soroll de fons, però és difícil ignorar-lo quan estàs al final de la trucada.
Ningú té ganes d'escoltar el maull del teu gat al fons. I si ho fan, és possible que trobis el tema de la reunió canviant a "Quina raça de gat és aquesta? És preciosa!"
Les persones sense silenci poden distreure bastant i desviar la reunió. Per tant, fem una regla: manteniu-vos silenciat tret que estigueu a punt de parlar per a una videoconferència millor.
No parlis mai per sobre dels altres.
Les coses poden ser bastant complicades quan tens un munt de persones a la mateixa videotrucada. Tingueu paciència i no us agafeu mentre els altres parlen: és groller i contrari a l'etiqueta de la conferència.
Guarda les teves preguntes fins al final perquè tothom tingui l'oportunitat de compartir els seus pensaments. Poques coses són més descoratjadores que ser interromput i parlat constantment, sobretot quan tens alguna cosa realment valuosa per compartir
Implica participants remots mitjançant la tecnologia.
Voleu que els participants de les vostres reunions en línia se sentin inclosos i còmodes. Segons una conferència informe, dos grans problemes per als treballadors remots durant les conferències són no voler interrompre els altres i no veure les cares de tothom.
Per fer que la vostra conferència virtual sigui més accessible, milloreu la qualitat de la videotrucada.
A més, col·loqueu el micròfon i la càmera correctament, utilitzeu subtítols ocults i proporcioneu una opció de marcatge del telèfon. Assegureu-vos que els documents compartits siguin fàcilment visibles per a tots els participants.
Transformeu els assistents de la vostra reunió d'observadors passius a participants actius. Fomentar la creativitat amb pissarres, la presa de decisions amb enquestes, compartir opinions a través del xat i expressar reaccions amb emojis divertits a les teves reunions virtuals
Etiqueta i consideracions
Gestió del temps
Sigueu puntuals: sigueu sempre puntuals.
Aquesta regla s'aplica a tot tipus de reunions: en persona, en vídeo o una combinació d'ambdues. Però és una de les millors pràctiques de videoconferència que cal seguir en particular. Ja veus, fer aquestes connexions personals és més difícil a través de les pantalles. Tot i que la tecnologia ajuda, no té sentit si estàs absent. Per tant, estigueu allà pels vostres companys i respecteu el seu temps.
Tingueu en compte les zones horàries a l'hora de programar.
És possible que no pugueu incloure tothom a totes les reunions virtuals, però podeu assegurar-vos que tothom tingui l'oportunitat d'unir-s'hi.
Un dels consells que cal tenir en compte per a les videoconferències és pensar quan la gent sol estar ocupada amb la seva feina, on es troben i en quina zona horària es troben. A continuació, planifiqueu les vostres reunions per adaptar-se a aquests factors perquè tothom hi pugui participar.
Envieu l'ordre del dia abans de la reunió.
Manteniu les coses senzilles i clares quan us prepareu per a una reunió. Assegureu-vos que tingueu una idea clara del que voleu aconseguir i compartiu el pla amb el vostre equip amb antelació. Això permet que tothom pensi què vol dir o preguntar, posant les bases per a una videoconferència reeixida.
Per mantenir-se organitzat, inclou un calendari a l'agenda de la reunió. Això us ajuda a mantenir-vos en el camí i no sortir de tangents. Dediqueu una mica de temps per començar la reunió amb una mica de xat amable: ajuda a crear un ambient positiu.
Mantenir-se lliure de distraccions
Elimina les possibles distraccions del teu entorn.
Quan us trobeu enmig d'una jornada laboral intensa, és possible que tingueu ganes de fer altres coses durant una videotrucada. Però els humans no són tan excel·lents per fer múltiples tasques, només sobre El 2,5% de la gent ho pot aconseguir.
Intentar fer massa alhora pot deixar-vos sentir estressat i perdre la vostra concentració. A més, pot ser bastant distret per als vostres companys d'equip a la trucada. Per tant, aquí teniu els protocols de videoconferència a seguir:
- Tanqueu qualsevol altra feina a l'ordinador.
- Col·loqueu la videotrucada i la càmera web just davant vostre si teniu diverses pantalles.
- Silencia aquestes notificacions a l'ordinador i al telèfon.
- Resisteix la necessitat de consultar les xarxes socials durant la trucada.
- Si treballeu des de casa amb la família al voltant, aviseu-los que esteu en una trucada perquè no vinguin a entrar.
Presteu sempre tota l'atenció a la reunió.
Eviteu les ganes de consultar els correus electrònics o de fer un retoc amb el vostre PowerPoint durant les videotrucades; simplement no és una bona etiqueta de videoconferència. De manera semblant a les reunions cara a cara, és necessari mostrar respecte als seus companys donant-los tota la seva atenció.
Aquí teniu un dels millors consells per a videoconferències: si no feu una acció concreta en persona, no ho feu durant una reunió virtual.
Conclusió: Maximització de les funcions de videoconferència
Treballar en equip vol dir treballar junts, discutir coses importants i aspirar a bons resultats. Les reunions virtuals haurien de ser així.
Consulteu els informes de l'eina de reunions virtuals per veure com es va implicar la gent i què els va agradar més. Heu guanyat el premi si els informes diuen que els participants es refereixen a enquestes, preguntes, vots a favor i xats.
Utilitzeu eines de vídeo per fer que el vostre equip xerri, dirigiu-los cap als objectius del grup i assegureu-vos que tothom tingui un ambient positiu. Aquest és un dels consells més secrets per a les videoconferències.
