Технологии быстро меняют способы работы предприятий, и не похоже, что в ближайшее время они замедлятся. Коммуникации, операции и рабочий процесс улучшились, что упрощает совместную работу независимо от местонахождения компании или сотрудников.
Теперь удаленная работа — это не просто привилегия, а новая норма, делающая виртуальные встречи необходимостью.
Вот интересный факт: Около 96% сотрудников говорят, что видеозвонки помогают их удаленным командам чувствовать себя более связанными.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Настройка на успех
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Вероятно, мы все были свидетелями и участниками некоторых далеко не идеальных или даже неловких моментов во время видеоконференции.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Выбор правильных инструментов
Перво-наперво: выбранная вами платформа действительно может существенно повлиять на то, как ваши команды добиваются результатов.
Если вы выберете неправильный вариант, вы можете столкнуться с такими проблемами, как длительная, медленная и сложная настройка встреч, люди, которые изо всех сил пытаются присоединиться к вашему мероприятию, не знают, кто пришел, или имеют ограниченные инструменты для представления информации и взаимодействия.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Возможно, вам нужна платформа, которая работает прямо в вашем веб-браузере, очень проста в запуске и имеет небольшой сложный интерфейс. Возможно, вы ищете доски для мозгового штурма или функцию, которая автоматически записывает собрания.
Вот еще несколько общих функций, на которые следует обращать внимание в эффективном инструменте для виртуальных встреч:
- Простота в использовании: он должен быть простым в использовании для всех, даже для технических новичков, которые плохо разбираются в использовании программного обеспечения.
- Хорошее качество видео и звука. Никому не нужно нечеткое видео или звук с задержками. Некоторые инструменты обрабатывают более низкие сигналы Wi-Fi лучше, чем другие.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Аналитика: получайте информацию о ваших встречах, чтобы улучшить их (время, размер участников, статистика участия и т. д.).
- Охватывает все, что вам нужно: инструмент должен хорошо работать до, во время и после встречи и обеспечивать то, что вам действительно нужно.
Дополнительные советы по эффективной конференц-связи
Скорее всего, вы получите приглашение на встречу задолго до запланированной встречи. Перейдите на сайт или заранее загрузите приложение и войдите в систему, чтобы убедиться, что все работает.
Не опаздывайте на встречу только потому, что вы пытались вспомнить пароль для входа в систему или просматривали кучу запросов «Требуется разрешение» для доступа к вашей камере и микрофону.
Большинство сайтов видеоконференций позволяют вам создать тестовое собрание, чтобы устранить любые неполадки в вашем оборудовании, например, обнаружить, что ваша веб-камера не работает или ваш микрофон слишком тихий во время видеоконференции.
Создание оптимальной среды
Возможно, вы знаете, как отлично выглядеть во время видеозвонков, но как насчет вашего опыта видеоконференций? Это может многое сказать о вас, и не всегда в хорошем смысле.
Вот несколько простых советов по проведению видеоконференций, которые помогут убедиться, что ваша среда передает правильное сообщение в профессиональной обстановке:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Украшайте намеренно: если на заднем плане у вас есть полка или книжный шкаф, покажите награды или заметки, связанные со встречей. Сделайте это целенаправленным.
- Избегайте дверей и окон. Направьте камеру подальше от дверей и окон, чтобы не отвлекать внимание и не создавать проблем с освещением.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Используйте предварительный просмотр веб-камеры: перед звонком проверьте, как все выглядит на камере. Внесите коррективы по мере необходимости.
Помните: если произойдет что-то неожиданное (например, вломится ваш малыш), сохраняйте спокойствие и сохраняйте профессионализм — ваша энергия также вносит вклад в «окружающую среду», поэтому сосредоточьтесь на том, чтобы не потерять самообладание.
Презентация и взаимодействие
Одевание части
Одевайтесь правильно для профессиональных встреч.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Носите подходящую для работы одежду.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Активное участие
Смотрите прямо в камеру.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Подумайте об этом так: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Отключайте звук, когда не говорите.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Никогда не переоценивайте других.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Сохраняйте свои вопросы до конца, чтобы у каждого была возможность поделиться своими мыслями. Нет ничего более разочаровывающего, чем когда тебя постоянно перебивают и обсуждают, особенно когда у тебя есть что-то действительно ценное, чем ты можешь поделиться.
Привлекайте удаленных участников с помощью технологий.
Вы хотите, чтобы участники ваших онлайн-встреч чувствовали себя вовлеченными и чувствовали себя комфортно. По данным конференции отчет, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Чтобы сделать вашу виртуальную конференцию более доступной, улучшите качество видеозвонков.
Кроме того, правильно расположите микрофон и камеру, используйте субтитры и предоставьте возможность дозвона по телефону. Убедитесь, что общие документы легко видны всем участникам.
Превратите участников встречи из пассивных наблюдателей в активных участников. Поощряйте творческий подход с помощью досок, принятие решений с помощью опросов, обмен мнениями в чате и выражение реакции с помощью забавных смайлов на виртуальных встречах.
Этикет и соображения
Тайм-менеджмент
Будьте пунктуальны – всегда приходите вовремя.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
При планировании учитывайте часовые пояса.
Возможно, вы не сможете пригласить всех на каждое виртуальное собрание, но вы можете быть уверены, что у каждого будет возможность присоединиться к некоторым из них.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Разошлите повестку дня перед встречей.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Чтобы оставаться организованным, включите расписание в повестку дня вашего собрания. Это поможет вам не сбиться с пути и не сбиться с пути. Выделите немного времени, чтобы начать встречу с дружеской беседы — это поможет создать позитивную атмосферу.
Не отвлекайтесь
Удалите потенциальные отвлекающие факторы из вашего окружения.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5% людей могут это осуществить.
Попытка сделать слишком много одновременно может вызвать у вас стресс и потерю концентрации. Кроме того, это может сильно отвлекать ваших товарищей по команде во время разговора. Итак, вот протоколы видеоконференций, которым необходимо следовать:
- Закройте любую другую работу на вашем компьютере.
- Расположите этот видеозвонок и веб-камеру прямо перед собой, если у вас несколько экранов.
- Отключите эти уведомления на своем компьютере и телефоне.
- Не поддавайтесь желанию зайти в социальные сети во время разговора.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Всегда уделяйте собранию полное внимание.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Вывод: максимальное использование возможностей видеоконференции
Работа в команде означает совместную работу, обсуждение важных вещей и стремление к хорошим результатам. Виртуальные встречи должны быть именно такими.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
