Die Technologie hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, rasant verändert, und es sieht nicht so aus, als würde sich dies in absehbarer Zeit verlangsamen. Kommunikation, Abläufe und Arbeitsabläufe haben sich verbessert, was die Zusammenarbeit erleichtert, unabhängig vom Standort des Unternehmens oder der Mitarbeiter.
Heute ist Remote-Arbeit nicht nur ein Vorteil, sondern eine neue Norm, die virtuelle Meetings zu einer Notwendigkeit macht.
Hier ist eine interessante Tatsache: Fast 96 % der Mitarbeiter sagten, dass Videoanrufe ihren Remote-Teams helfen, sich verbundener zu fühlen.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Auf Erfolg vorbereitet
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Wahrscheinlich haben wir alle während einer Videokonferenz einige nicht ideale oder sogar peinliche Momente miterlebt und dazu beigetragen.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Auswahl der richtigen Werkzeuge
Das Wichtigste zuerst: Die von Ihnen gewählte Plattform kann wirklich einen Unterschied bei der Art und Weise machen, wie Ihre Teams ihre Aufgaben erledigen.
Wenn Sie sich für die falsche Lösung entscheiden, stoßen Sie möglicherweise auf Probleme wie langwierige, langsame und komplexe Meeting-Einrichtungen, Leute, die Schwierigkeiten haben, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, nicht wissen, wer erschienen ist, oder begrenzte Tools zur Präsentation von Informationen und zur Interaktion.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Vielleicht benötigen Sie eine Plattform, die direkt in Ihrem Webbrowser funktioniert, sehr einfach zu starten ist und eine wenig komplexe Benutzeroberfläche aufweist. Vielleicht suchen Sie Whiteboards zum Brainstorming oder eine Funktion, die Besprechungen automatisch aufzeichnet.
Hier sind einige weitere allgemeine Funktionen, auf die Sie bei einem effektiven Tool für virtuelle Meetings achten sollten:
- Einfach zu bedienen: Es sollte für jeden einfach zu bedienen sein – auch für Technik-Neulinge, die sich mit der Softwarenutzung nicht so gut auskennen.
- Gute Video- und Tonqualität: Niemand möchte unscharfes Video oder Audio mit Verzögerungen. Einige Tools verarbeiten niedrigere WLAN-Signale besser als andere.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analytics: Erhalten Sie Informationen über Ihre Meetings, um diese zu verbessern (Zeit, Teilnehmerzahl, Engagement-Statistiken usw.).
- Deckt alles ab, was Sie brauchen: Das Tool sollte vor, während und nach dem Meeting gut funktionieren und genau das bieten, was Sie tatsächlich brauchen.
Zusätzliche Tipps für effektive Konferenzen
Die Chancen stehen gut, dass Sie lange vor Ihrem geplanten Meeting eine Einladung zu einem Meeting erhalten. Gehen Sie vorher auf die Website oder laden Sie die App herunter und melden Sie sich an, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.
Kommen Sie nicht zu spät zum Meeting, nur weil Sie versucht haben, sich ein Passwort für die Anmeldung zu merken oder eine Reihe von „Berechtigung erforderlich“-Eingabeaufforderungen durchlaufen haben, um auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon zuzugreifen.
Auf den meisten Websites für Videokonferenzen können Sie eine Testbesprechung erstellen, um etwaige Probleme mit Ihrer Hardware zu beheben, z. B. wenn Sie feststellen, dass Ihre Webcam während der Videokonferenz nicht funktioniert oder Ihr Mikrofon zu leise ist.
Eine optimale Umgebung schaffen
Sie wissen vielleicht, wie Sie bei Videoanrufen großartig aussehen, aber wie sieht es mit Ihrem Hintergrund für Videokonferenzen aus? Es kann viel über Sie aussagen, und das nicht immer im positiven Sinne.
Hier sind einige einfache Tipps für Videokonferenzen, um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung in einem professionellen Umfeld die richtige Botschaft sendet:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Bewusst dekorieren: Wenn Sie im Hintergrund ein Regal oder Bücherregal haben, stellen Sie Auszeichnungen oder Notizen zum Meeting zur Schau. Machen Sie es zielgerichtet.
- Vermeiden Sie Türen und Fenster: Richten Sie Ihre Kamera von Türen und Fenstern weg, um Ablenkungen und Beleuchtungsprobleme zu vermeiden.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Verwenden Sie die Webcam-Vorschau: Überprüfen Sie vor Ihrem Anruf, wie alles auf der Kamera aussieht. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Denken Sie daran, wenn etwas Unerwartetes passiert (z. B. wenn Ihr Kleinkind hereinplatzt), bleiben Sie ruhig und bewahren Sie Professionalität – Ihre Energie trägt auch zur „Umwelt“ bei, also konzentrieren Sie sich darauf, nicht die Fassung zu verlieren.
Präsentation und Engagement
Das Teil anziehen
Kleiden Sie sich für professionelle Meetings angemessen.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Tragen Sie arbeitsgerechte Kleidung.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Aktive Teilnahme
Schauen Sie direkt in die Kamera.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Stellen Sie es sich so vor: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Sprechen Sie niemals über andere.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Bewahren Sie Ihre Fragen bis zum Ende auf, damit jeder die Möglichkeit hat, seine Gedanken mitzuteilen. Nur wenige Dinge sind entmutigender, als ständig unterbrochen und besprochen zu werden, insbesondere wenn man etwas wirklich Wertvolles mitteilen möchte
Binden Sie Remote-Teilnehmer mithilfe von Technologie ein.
Sie möchten, dass sich die Teilnehmer Ihrer Online-Meetings einbezogen und wohl fühlen. Laut einer Konferenz Bericht, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Um Ihre virtuelle Konferenz zugänglicher zu machen, verbessern Sie die Qualität von Videoanrufen.
Positionieren Sie außerdem Ihr Mikrofon und Ihre Kamera richtig, verwenden Sie Untertitel und bieten Sie eine Möglichkeit zur Telefoneinwahl. Stellen Sie sicher, dass freigegebene Dokumente für alle Teilnehmer leicht sichtbar sind.
Verwandeln Sie Ihre Meetingteilnehmer von passiven Beobachtern in aktive Teilnehmer. Fördern Sie die Kreativität mit Whiteboards, die Entscheidungsfindung mit Umfragen, den Meinungsaustausch per Chat und den Ausdruck von Reaktionen mit lustigen Emojis in Ihren virtuellen Meetings
Etikette und Überlegungen
Zeitmanagement
Seien Sie pünktlich – seien Sie immer pünktlich.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Berücksichtigen Sie bei der Planung die Zeitzonen.
Möglicherweise können Sie nicht jeden in jedes virtuelle Meeting einbeziehen, aber Sie können sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, an einigen teilzunehmen.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Versenden Sie vor der Besprechung eine Tagesordnung.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Um organisiert zu bleiben, fügen Sie einen Zeitplan in Ihre Besprechungsagenda ein. Dies hilft Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und nicht ins Wanken zu geraten. Planen Sie etwas Zeit ein, um das Meeting mit einem freundlichen Gespräch zu beginnen – das trägt dazu bei, eine positive Atmosphäre zu schaffen.
Ablenkungsfrei bleiben
Entfernen Sie potenzielle Ablenkungen aus Ihrer Umgebung.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5 % der Menschen schaffen es.
Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun, kann dazu führen, dass Sie sich gestresst fühlen und Ihren Fokus verlieren. Außerdem kann es für Ihre Teamkollegen beim Telefonieren ziemlich ablenkend sein. Hier sind also die Protokolle für Videokonferenzen, die Sie befolgen sollten:
- Schließen Sie alle anderen Arbeiten auf Ihrem Computer.
- Platzieren Sie den Videoanruf und die Webcam direkt vor Ihnen, wenn Sie über mehrere Bildschirme verfügen.
- Schalten Sie diese Benachrichtigungen auf Ihrem Computer und Telefon stumm.
- Widerstehen Sie dem Drang, sich während des Anrufs in den sozialen Medien umzusehen.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Schenken Sie dem Meeting immer volle Aufmerksamkeit.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Fazit: Maximierung der Videokonferenzfunktionen
Teamarbeit bedeutet, zusammenzuarbeiten, wichtige Dinge zu besprechen und gute Ergebnisse anzustreben. Virtuelle Meetings sollten genau so sein.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
