Teknologien har endret hvordan virksomheter opererer raskt, og det ser ikke ut til at det vil avta med det første. Kommunikasjon, drift og arbeidsflyt har blitt bedre, noe som gjør det lettere å samarbeide, uansett hvor bedriften eller de ansatte befinner seg.
Nå er fjernarbeid ikke bare en fordel, men en ny norm, noe som gjør virtuelle møter til en nødvendighet.
Her er et interessant faktum: Nesten 96 % av de ansatte sa videosamtaler hjelper de eksterne teamene deres til å føle seg mer tilkoblet.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Oppsett for suksess
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Vi har sannsynligvis alle vært vitne til og bidratt til noen mindre enn ideelle, eller til og med pinlige øyeblikk under en konferansevideo.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Velge de riktige verktøyene
Første ting først – plattformen du velger kan virkelig gjøre en forskjell i hvordan teamene dine får ting gjort.
Hvis du velger feil, kan du støte på problemer som lange, trege og komplekse oppsett for møter, folk som sliter med å bli med på arrangementet ditt, ikke vet hvem som dukket opp, eller har begrensede verktøy for å presentere informasjon og samhandle.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Kanskje du trenger en plattform som fungerer rett i nettleseren din, er superenkel å lansere og har liten kompleksitet i grensesnittet. Kanskje du leter etter tavler for idédugnad eller en funksjon som registrerer møter automatisk.
Her er noen mer vanlige funksjoner å se etter i et effektivt virtuelt møteverktøy:
- Enkel å bruke: Det skal være enkelt for alle å bruke – selv for nybegynnere som ikke er godt kjent med programvarebruk.
- Video og lyd av god kvalitet: Ingen vil ha uklar video eller lyd som henger. Noen verktøy håndterer lavere Wi-Fi-signaler bedre enn andre.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analytics: Få informasjon om møtene dine for å forbedre dem (tid, deltakerstørrelse, engasjementsstatistikk osv.).
- Dekker alt du trenger: Verktøyet skal fungere godt før, under og etter møtet for det du faktisk trenger.
Ekstra tips for effektiv konferanse
Sjansen er at du får en møteinvitasjon i god tid før det planlagte møtet. Gå til nettsiden eller last ned appen på forhånd og logg på for å sikre at alt fungerer.
Ikke kom for sent til møtet bare fordi du prøvde å huske et passord for å logge på eller navigere i en haug med "Tillatelse nødvendig" for å få tilgang til kameraet og mikrofonen.
De fleste videokonferansenettsteder lar deg lage et testmøte for å fjerne eventuelle knekk i maskinvaren din, som å finne ut at webkameraet ditt ikke fungerer eller at mikrofonen din er for stillegående under konferansevideoen.
Skape et optimalt miljø
Du vet kanskje hvordan du ser bra ut på videosamtaler, men hva med videokonferansebakgrunnen din? Det kan si mye om deg, og ikke alltid på en god måte.
Her er noen enkle tips for videokonferanser for å sikre at miljøet ditt sender det riktige budskapet i en profesjonell setting:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Dekorer med vilje: Hvis du har en hylle eller bokhylle i bakgrunnen, vis priser eller notater knyttet til møtet. Gjør det målrettet.
- Unngå dører og vinduer: Pek kameraet bort fra dører og vinduer for å unngå distraksjoner og lysproblemer.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Bruk forhåndsvisning av webkamera: Sjekk hvordan alt ser ut på kameraet før du ringer. Gjør justeringer etter behov.
Husk at hvis noe uventet skjer (som pjokk som kommer inn), hold deg rolig og bevar profesjonaliteten - energien din bidrar også til "miljøet", så fokuser på å ikke miste fatningen.
Presentasjon og engasjement
Påkledning av delen
Kle deg riktig for profesjonelle møter.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Bruk arbeidstilpassede klær.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Aktiv deltakelse
Se rett inn i kameraet.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Tenk på det på denne måten: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Slå av lyden når du ikke snakker.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Snakk aldri over andre.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Lagre spørsmålene dine til slutten, slik at alle får en sjanse til å dele tankene sine. Få ting er mer nedslående enn å bli konstant avbrutt og snakket om, spesielt når du har noe virkelig verdifullt å dele
Engasjer eksterne deltakere ved hjelp av teknologi.
Du vil at deltakerne på nettmøtene dine skal føle seg inkludert og komfortable. I følge en konferanse rapportere, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
For å gjøre din virtuelle konferanse mer tilgjengelig, forbedre kvaliteten på videosamtalene.
Plasser også mikrofonen og kameraet på riktig måte, bruk teksting for hørselshemmede, og gi en telefonoppringingsmulighet. Sørg for at delte dokumenter er lett synlige for alle deltakere.
Gjør møtedeltakerne dine fra passive observatører til aktive deltakere. Oppmuntre til kreativitet med tavler, beslutningstaking med meningsmålinger, dele meninger via chat og uttrykke reaksjoner med morsomme emojier i de virtuelle møtene dine
Etikette og betraktninger
Tidsstyring
Vær punktlig – vær alltid i tide.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Husk tidssoner når du planlegger.
Du kan kanskje ikke inkludere alle i hvert virtuelle møte, men du kan sørge for at alle får en sjanse til å bli med på noen.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Send ut agenda i forkant av møtet.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
For å holde deg organisert, ta med en tidsplan i møteagendaen din. Dette hjelper deg å holde deg på sporet og ikke gå av på tangenter. Sett av litt tid til å starte møtet med en hyggelig prat – det hjelper å bygge en positiv atmosfære.
Hold deg distraksjonsfri
Fjern potensielle distraksjoner fra miljøet ditt.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5 % av folk kan klare det.
Hvis du prøver å gjøre for mye på en gang, kan du føle deg stresset og miste fokus. I tillegg kan det være ganske distraherende for lagkameratene dine i samtalen. Så her er videokonferanseprotokoller å følge:
- Lukk alt annet arbeid på datamaskinen.
- Plasser videosamtalen og webkameraet rett foran deg hvis du har flere skjermer.
- Demp disse varslene på datamaskinen og telefonen.
- Motstå trangen til å sjekke ut sosiale medier under samtalen.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Vær alltid oppmerksom på møtet.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Konklusjon: Maksimere videokonferansefunksjoner
Teamarbeid betyr å jobbe sammen, diskutere viktige ting og sikte på gode resultater. Virtuelle møter bør være akkurat slik.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
