Технології швидко змінюють спосіб роботи компаній, і не схоже, що найближчим часом вони сповільняться. Комунікації, операції та робочий процес покращилися, що полегшило спільну роботу, незалежно від місця розташування компанії чи співробітників.
Тепер віддалена робота — це не просто перевага, а нова норма, що робить віртуальні зустрічі необхідністю.
Ось цікавий факт: Майже 96% співробітників згадані відеодзвінки допомагають їхнім віддаленим командам відчувати себе більш зв’язаними.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Налаштування на успіх
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Ймовірно, усі ми були свідками та сприяли виникненню деяких неідеальних або навіть незручних моментів під час відеоконференції.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Вибір правильних інструментів
Перш за все — платформа, яку ви виберете, справді може вплинути на те, як ваша команда виконує завдання.
Якщо ви виберете не той, ви можете зіткнутися з такими проблемами, як тривалі, повільні та складні налаштування для зустрічей, людям, які намагаються приєднатися до вашої події, не знати, хто з’явився, або мати обмежені інструменти для представлення інформації та взаємодії.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Можливо, вам потрібна платформа, яка працює прямо у вашому веб-браузері, надзвичайно проста для запуску та має невелику складність в інтерфейсі. Можливо, ви шукаєте дошки для мозкового штурму або функцію, яка автоматично записує зустрічі.
Ось деякі інші загальні функції, на які варто звернути увагу в ефективному інструменті для віртуальних зустрічей:
- Простий у використанні: він має бути простим у користуванні для всіх — навіть для новачків у техніці, які погано розбираються у використанні програмного забезпечення.
- Хороша якість відео та звуку: нікому не потрібні нечіткі відео чи звук із затримками. Деякі інструменти краще справляються зі слабкими сигналами Wi-Fi, ніж інші.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Аналітика: отримуйте інформацію про свої зустрічі, щоб покращити їх (час, кількість учасників, статистику залучення тощо).
- Охоплює все, що вам потрібно: інструмент має добре працювати до, під час і після зустрічі для того, що вам насправді потрібно.
Додаткові поради для ефективної конференції
Є ймовірність, що ви отримаєте запрошення на зустріч задовго до запланованої зустрічі. Заздалегідь перейдіть на веб-сайт або завантажте програму та увійдіть, щоб переконатися, що все працює.
Не запізнюйтеся на зустріч лише тому, що ви намагалися запам’ятати пароль для входу або переглядали купу підказок «Потрібен дозвіл» для доступу до камери та мікрофона.
Більшість сайтів для відеоконференцій дозволяють створити тестову зустріч, щоб усунути будь-які недоліки у вашому апаратному забезпеченні, наприклад виявити, що веб-камера не працює або мікрофон надто тихий під час відеоконференції.
Створення оптимального середовища
Можливо, ви знаєте, як чудово виглядати під час відеодзвінків, але як щодо вашого досвіду відеоконференції? Це може багато про вас сказати, і не завжди добре.
Ось кілька простих порад щодо відеоконференцій, щоб переконатися, що ваше середовище надсилає правильне повідомлення в професійному середовищі:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Прикрашайте навмисно: якщо у вас є полиця або книжкова шафа на задньому плані, покажіть нагороди або примітки, пов’язані з зустріччю. Зробіть це цілеспрямованим.
- Уникайте дверей і вікон. Наведіть камеру подалі від дверей і вікон, щоб уникнути відволікань і проблем з освітленням.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Використовуйте попередній перегляд через веб-камеру: перевірте, як все виглядає на камері перед дзвінком. За потреби внесіть корективи.
Пам’ятайте, якщо трапиться щось несподіване (наприклад, ваш малюк вривається), зберігайте спокій і зберігайте професіоналізм — ваша енергія також впливає на «оточення», тому зосередьтеся на тому, щоб не втратити самовладання.
Презентація та залучення
Одягання частини
Одягайтеся правильно для професійних зустрічей.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Носіть відповідний робочий одяг.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Активна участь
Дивіться прямо в камеру.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Подумайте про це таким чином: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Вимкніть звук, коли не розмовляєте.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Ніколи не говоріть замість інших.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Збережіть свої запитання до кінця, щоб кожен мав можливість поділитися своїми думками. Небагато речей пригнічують більше, ніж коли вас постійно перебивають і обговорюють, особливо коли вам є чимось справді цінним, чим можна поділитися
Залучайте віддалених учасників за допомогою технології.
Ви хочете, щоб учасники ваших онлайн-зустрічей відчували себе причетними та комфортними. За даними конференції звіт, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Щоб зробити вашу віртуальну конференцію доступнішою, покращте якість відеодзвінка.
Крім того, розташуйте мікрофон і камеру належним чином, використовуйте приховані субтитри та забезпечте можливість телефонного підключення. Переконайтеся, що спільні документи легко видимі для всіх учасників.
Перетворіть учасників зустрічі з пасивних спостерігачів на активних учасників. Заохочуйте творчість за допомогою дошок, приймайте рішення за допомогою опитувань, діліться думками в чаті та висловлюйте реакцію за допомогою веселих емодзі під час віртуальних зустрічей
Етикет і міркування
Управління часом
Будьте пунктуальними – завжди встигайте.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Під час планування враховуйте часові пояси.
Можливо, ви не зможете залучити всіх до кожної віртуальної зустрічі, але ви можете переконатися, що кожен отримає можливість приєднатися до деяких.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Розішліть порядок денний перед зустріччю.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Щоб залишатися організованим, додайте розклад до порядку денного зустрічі. Це допоможе вам залишатися на шляху і не збиватися з дотичної. Виділіть час, щоб розпочати зустріч із дружнього спілкування — це допоможе створити позитивну атмосферу.
Не відволікайтеся
Усуньте потенційні відволікаючі фактори з вашого оточення.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5% людей можуть це зробити.
Намагаючись зробити занадто багато за один раз, ви можете відчувати стрес і втратити увагу. Крім того, це може дуже відволікати ваших товаришів по команді під час розмови. Отже, ось протоколи відеоконференцій, яких слід дотримуватися:
- Закрийте будь-яку іншу роботу на комп’ютері.
- Якщо у вас кілька екранів, розташуйте відеодзвінок і веб-камеру прямо перед собою.
- Вимкніть ці сповіщення на комп’ютері та телефоні.
- Стримайтеся від бажання перевірити соціальні мережі під час розмови.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Завжди приділяйте всю увагу зустрічі.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Висновок: максимальне використання функцій відеоконференцій
Командна робота означає спільну роботу, обговорення важливих речей і прагнення до хороших результатів. Віртуальні зустрічі мають бути саме такими.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
