La technologie a changé rapidement la manière dont les entreprises fonctionnent, et il ne semble pas qu’elle ralentira de si tôt. La communication, les opérations et le flux de travail se sont tous améliorés, facilitant le travail collaboratif, quel que soit l'emplacement de l'entreprise ou des employés.
Désormais, le travail à distance n’est plus seulement un avantage mais une nouvelle norme, faisant des réunions virtuelles une nécessité.
Voici un fait intéressant: Presque 96% des salariés ont déclaré que les appels vidéo aident leurs équipes distantes à se sentir plus connectées.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Se préparer au succès
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Nous avons probablement tous été témoins et contribués à des moments loin d’être idéaux, voire embarrassants, lors d’une vidéo de conférence.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Choisir les bons outils
Tout d’abord : la plateforme que vous choisissez peut vraiment faire une différence dans la façon dont vos équipes font avancer les choses.
Si vous choisissez le mauvais, vous risquez de rencontrer des problèmes tels que des configurations de réunion longues, lentes et complexes, des personnes ayant du mal à rejoindre votre événement, ne sachant pas qui s'est présenté ou disposant d'outils limités pour présenter des informations et interagir.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Peut-être avez-vous besoin d'une plate-forme qui fonctionne directement dans votre navigateur Web, qui est très simple à lancer et dont l'interface est peu complexe. Peut-être recherchez-vous des tableaux blancs pour le brainstorming ou une fonction qui enregistre automatiquement les réunions.
Voici quelques fonctionnalités plus courantes à rechercher dans un outil de réunion virtuelle efficace :
- Facile à utiliser : il doit être simple à utiliser pour tout le monde, même pour les novices en technologie qui ne maîtrisent pas bien l'utilisation des logiciels.
- Vidéo et son de bonne qualité : personne ne veut une vidéo floue ou un son en retard. Certains outils gèrent mieux que d’autres les signaux Wi-Fi inférieurs.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analytics : obtenez des informations sur vos réunions pour les améliorer (durée, taille des participants, statistiques d'engagement, etc.).
- Couvre tout ce dont vous avez besoin : l'outil doit bien fonctionner avant, pendant et après la réunion pour répondre à ce dont vous avez réellement besoin.
Conseils supplémentaires pour une conférence efficace
Il y a de fortes chances que vous receviez une invitation à une réunion bien avant votre réunion prévue. Accédez au site Web ou téléchargez l'application au préalable et connectez-vous pour vous assurer que tout fonctionne.
Ne soyez pas en retard à la réunion simplement parce que vous essayez de vous souvenir d'un mot de passe pour vous connecter ou que vous parcourez une série d'invites « Autorisation requise » pour accéder à votre caméra et à votre microphone.
La plupart des sites de visioconférence vous permettent de créer une réunion test pour résoudre tout problème de votre matériel, comme découvrir que votre webcam ne fonctionne pas ou que votre microphone est trop silencieux pendant la vidéo de conférence.
Créer un environnement optimal
Vous savez peut-être comment avoir fière allure lors des appels vidéo, mais qu'en est-il de votre expérience en visioconférence ? Cela peut en dire beaucoup sur vous, et pas toujours dans le bon sens.
Voici quelques conseils simples en visioconférence pour vous assurer que votre environnement envoie le bon message dans un cadre professionnel :
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Décorez intentionnellement : si vous avez une étagère ou une bibliothèque en arrière-plan, affichez des récompenses ou des notes liées à la réunion. Rendez-le utile.
- Évitez les portes et les fenêtres : éloignez votre caméra des portes et des fenêtres pour éviter les distractions et les problèmes d'éclairage.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Utiliser l'aperçu de la webcam : vérifiez à quoi tout ressemble devant la caméra avant votre appel. Effectuez les ajustements nécessaires.
N'oubliez pas que si quelque chose d'inattendu se produit (comme l'arrivée de votre tout-petit), restez calme et faites preuve de professionnalisme : votre énergie contribue également à « l'environnement », alors concentrez-vous sur votre sang-froid.
Présentation et engagement
Habiller la pièce
Habillez-vous correctement pour les réunions professionnelles.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Portez des vêtements adaptés au travail.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Participation active
Regardez directement dans la caméra.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Pensez-y de cette façon: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Ne parlez jamais à la place des autres.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Enregistrez vos questions jusqu'à la fin afin que chacun ait la possibilité de partager ses réflexions. Peu de choses sont plus décourageantes que d'être constamment interrompu et discuté, surtout lorsque vous avez quelque chose de vraiment précieux à partager.
Engagez les participants à distance grâce à la technologie.
Vous souhaitez que les participants à vos réunions en ligne se sentent inclus et à l'aise. Selon une conférence rapport, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Pour rendre votre conférence virtuelle plus accessible, améliorez la qualité des appels vidéo.
Positionnez également votre microphone et votre caméra correctement, utilisez des sous-titres codés et proposez une option de connexion téléphonique. Assurez-vous que les documents partagés sont facilement visibles pour tous les participants.
Transformez les participants à votre réunion d'observateurs passifs en participants actifs. Encouragez la créativité avec des tableaux blancs, la prise de décision avec des sondages, le partage d'opinions via le chat et l'expression de réactions avec des émojis amusants lors de vos réunions virtuelles
Étiquette et considérations
Gestion du temps
Soyez ponctuel – soyez toujours à l’heure.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Gardez à l’esprit les fuseaux horaires lors de la planification.
Vous ne pourrez peut-être pas inclure tout le monde à chaque réunion virtuelle, mais vous pouvez vous assurer que tout le monde a la chance d'y participer.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Envoyez un ordre du jour avant la réunion.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Pour rester organisé, incluez un calendrier dans votre ordre du jour de réunion. Cela vous aide à rester sur la bonne voie et à ne pas partir sur des tangentes. Prévoyez du temps pour commencer la réunion par une petite conversation amicale : cela contribue à créer une atmosphère positive.
Rester sans distraction
Supprimez les distractions potentielles de votre environnement.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5 % des personnes y parviennent.
Essayer d’en faire trop à la fois peut vous stresser et vous faire perdre votre concentration. De plus, cela peut être assez distrayant pour vos coéquipiers lors de l'appel. Voici donc les protocoles de visioconférence à suivre :
- Fermez tout autre travail sur votre ordinateur.
- Placez cet appel vidéo et cette webcam juste devant vous si vous disposez de plusieurs écrans.
- Faites taire ces notifications sur votre ordinateur et votre téléphone.
- Résistez à l’envie de consulter les réseaux sociaux pendant l’appel.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Soyez toujours attentif à la réunion.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Conclusion : maximiser les fonctionnalités de vidéoconférence
Le travail d'équipe signifie travailler ensemble, discuter de choses importantes et viser de bons résultats. Les réunions virtuelles devraient être comme ça.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
