기술은 비즈니스 운영 방식을 빠르게 변화시켜 왔으며 앞으로도 계속 속도가 느려질 것으로 보이지 않습니다. 커뮤니케이션, 운영, 워크플로우가 모두 개선되어 회사나 직원의 위치에 관계없이 공동 작업이 더욱 쉬워졌습니다.
이제 원격 근무는 단순한 특권이 아니라 새로운 표준이 되어 가상 회의가 필수가 되었습니다.
흥미로운 사실이 있습니다: 거의 직원의 96% 화상 통화는 원격 팀이 더욱 유대감을 느끼는 데 도움이 된다고 말했습니다.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
성공을 위한 준비
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
우리 모두는 회의 영상에서 이상적이지 않거나 당혹스러운 순간을 목격하고 이에 기여한 적이 있을 것입니다.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
올바른 도구 선택
가장 먼저, 선택한 플랫폼에 따라 팀의 작업 수행 방식이 달라질 수 있습니다.
잘못된 방법을 선택하면 회의 설정이 길고 느리고 복잡해지며, 이벤트에 참석하는 데 어려움을 겪는 사람들, 누가 참석했는지 알 수 없거나 정보를 제공하고 상호 작용할 수 있는 도구가 제한되는 등의 문제에 직면할 수 있습니다.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
어쩌면 웹 브라우저에서 바로 작동하고 실행이 매우 간단하며 인터페이스가 거의 복잡하지 않은 플랫폼이 필요할 수도 있습니다. 아마도 브레인스토밍을 위한 화이트보드나 회의를 자동으로 녹음하는 기능을 찾고 계실 것입니다.
효과적인 가상 회의 도구에서 찾아야 할 몇 가지 일반적인 기능은 다음과 같습니다.
- 사용하기 쉬움: 소프트웨어 사용법에 익숙하지 않은 기술 초보자라도 누구나 쉽게 사용할 수 있어야 합니다.
- 좋은 품질의 비디오 및 사운드: 흐릿한 비디오나 지연되는 오디오를 원하는 사람은 아무도 없습니다. 일부 도구는 다른 도구보다 낮은 Wi-Fi 신호를 더 잘 처리합니다.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- 분석: 회의 개선을 위해 회의에 대한 정보를 얻습니다(시간, 참가자 규모, 참여 통계 등).
- 필요한 모든 것을 다룹니다. 도구는 실제로 필요한 사항에 대해 회의 전, 도중, 후에 잘 작동해야 합니다.
효과적인 회의를 위한 추가 팁
아마도 예정된 회의가 있기 훨씬 전에 회의 초대장을 받게 될 것입니다. 웹사이트로 이동하거나 사전에 앱을 다운로드하고 로그인하여 모든 것이 작동하는지 확인하세요.
로그인하기 위한 비밀번호를 기억하려고 하거나 카메라와 마이크에 액세스하기 위해 여러 가지 "권한 필요" 프롬프트를 탐색한다는 이유로 회의에 늦지 마십시오.
대부분의 화상 회의 사이트에서는 회의 비디오 중에 웹캠이 작동하지 않거나 마이크가 너무 조용하다는 것을 확인하는 등 하드웨어의 모든 문제를 해결하기 위해 테스트 회의를 만들 수 있습니다.
최적의 환경 조성
화상 통화에서 멋지게 보이는 방법을 알고 있을 수도 있지만 화상 회의 배경은 어떻습니까? 그것은 당신에 대해 많은 것을 말해 줄 수 있지만 항상 좋은 방법은 아닙니다.
다음은 귀하의 환경이 전문적인 환경에서 올바른 메시지를 전달할 수 있도록 화상 회의에 대한 몇 가지 간단한 팁입니다.
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- 의도적으로 장식하기: 배경에 선반이나 책장이 있는 경우, 회의와 관련된 상이나 메모를 표시합니다. 목적이 있게 만드세요.
- 문과 창문 피하기: 주의가 산만해지거나 조명 문제가 발생하지 않도록 카메라를 문과 창문에서 멀리 향하게 하세요.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- 웹캠 미리보기 사용: 통화 전에 카메라에 모든 것이 어떻게 보이는지 확인하세요. 필요에 따라 조정합니다.
예상치 못한 일이 발생하는 경우(예: 유아가 갑자기 끼어드는 경우) 침착함을 유지하고 전문성을 유지하십시오. 귀하의 에너지도 "환경"에 기여하므로 평정심을 잃지 않는 데 집중하십시오.
프레젠테이션 및 참여
부품 드레싱
전문적인 회의에 참석할 때 적절한 옷을 입으십시오.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
업무에 적합한 복장을 착용하세요.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
적극적인 참여
카메라를 똑바로 바라보세요.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
이렇게 생각해보세요: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
말하지 않을 때는 음소거하세요.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
다른 사람보다 먼저 말하지 마십시오.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
모든 사람이 자신의 생각을 공유할 수 있도록 질문을 끝까지 저장하세요. 끊임없이 방해를 받고 이야기를 나누는 것보다 더 실망스러운 일은 없습니다. 특히 공유할 정말 가치 있는 내용이 있을 때 더욱 그렇습니다.
기술을 사용하여 원격 참가자의 참여를 유도합니다.
온라인 회의 참가자들이 소속감과 편안함을 느끼기를 원합니다. 회의에 따르면 보고서, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
가상 회의의 접근성을 높이려면 영상 통화 품질을 개선하세요.
또한 마이크와 카메라를 올바른 위치에 배치하고, 자막을 사용하고, 전화 접속 옵션을 제공하세요. 모든 참가자가 공유 문서를 쉽게 볼 수 있는지 확인하세요.
회의 참석자를 수동적인 관찰자에서 적극적인 참가자로 전환하십시오. 화이트보드를 통한 창의성 장려, 설문 조사를 통한 의사 결정, 채팅을 통한 의견 공유, 가상 회의에서 재미있는 이모티콘으로 반응 표현
에티켓 및 고려사항
시간 관리
시간을 엄수하세요 – 항상 시간을 지키세요.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
일정을 계획할 때 시간대를 염두에 두세요.
모든 가상 회의에 모든 사람을 포함시킬 수는 없지만 모든 사람이 참여할 기회를 갖도록 할 수는 있습니다.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
회의에 앞서 안건을 발송합니다.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
체계적으로 정리하려면 회의 안건에 일정을 포함하세요. 이렇게 하면 궤도를 유지하고 방향을 벗어나지 않는 데 도움이 됩니다. 약간의 친근한 대화로 회의를 시작할 시간을 할당하십시오. 이는 긍정적인 분위기를 조성하는 데 도움이 됩니다.
주의가 산만해지는 일 없이 지내기
환경에서 방해가 될 수 있는 요소를 제거하십시오.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2.5%의 사람들이 해낼 수 있다.
한꺼번에 너무 많은 일을 하려고 하면 스트레스를 받고 집중력을 잃을 수 있습니다. 게다가 통화 중인 팀원들에게 꽤 방해가 될 수 있습니다. 따라서 따라야 할 화상 회의 프로토콜은 다음과 같습니다.
- 컴퓨터의 다른 작업을 모두 닫습니다.
- 화면이 여러 개인 경우 화상 통화와 웹캠을 바로 앞에 배치하세요.
- 컴퓨터와 휴대폰에서 해당 알림을 무음으로 설정하세요.
- 통화 중에 소셜 미디어를 확인하고 싶은 충동을 억제하세요.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
항상 회의에 집중하세요.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
결론: 화상회의 기능 극대화
팀워크는 함께 일하고 중요한 일을 논의하며 좋은 결과를 목표로 하는 것을 의미합니다. 가상 회의도 그와 같아야 합니다.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
