Η τεχνολογία έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι επιχειρήσεις γρήγορα και δεν φαίνεται ότι θα επιβραδυνθεί σύντομα. Η επικοινωνία, οι λειτουργίες και η ροή εργασίας έχουν βελτιωθεί, καθιστώντας ευκολότερη τη συλλογική εργασία, ανεξάρτητα από την τοποθεσία της εταιρείας ή των εργαζομένων.
Τώρα, η απομακρυσμένη εργασία δεν είναι απλώς ένα προνόμιο, αλλά ένας νέος κανόνας, καθιστώντας τις εικονικές συναντήσεις αναγκαιότητα.
Εδώ είναι ένα ενδιαφέρον γεγονός: Σχεδόν Το 96% των εργαζομένων είπε ότι οι βιντεοκλήσεις βοηθούν τις απομακρυσμένες ομάδες τους να αισθάνονται πιο συνδεδεμένες.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Ρύθμιση για επιτυχία
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Πιθανότατα όλοι έχουμε γίνει μάρτυρες και συμβάλαμε σε κάποιες λιγότερο από ιδανικές ή ακόμα και ντροπιαστικές στιγμές κατά τη διάρκεια ενός βίντεο διάσκεψης.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Επιλέγοντας τα σωστά εργαλεία
Πρώτα πράγματα πρώτα—η πλατφόρμα που επιλέγετε μπορεί πραγματικά να κάνει τη διαφορά στον τρόπο με τον οποίο οι ομάδες σας κάνουν τα πράγματα.
Εάν κάνετε λάθος, μπορεί να αντιμετωπίσετε προβλήματα όπως μακροχρόνιες, αργές και πολύπλοκες ρυθμίσεις για συσκέψεις, άτομα που δυσκολεύονται να συμμετάσχουν στην εκδήλωσή σας, δεν γνωρίζουν ποιος εμφανίστηκε ή έχουν περιορισμένα εργαλεία για την παρουσίαση πληροφοριών και την αλληλεπίδραση.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Ίσως χρειάζεστε μια πλατφόρμα που λειτουργεί απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας, είναι εξαιρετικά απλή στην εκκίνηση και έχει μικρή πολυπλοκότητα στη διεπαφή. Ίσως αναζητάτε πίνακες για καταιγισμό ιδεών ή μια λειτουργία που καταγράφει τις συσκέψεις αυτόματα.
Ακολουθούν ορισμένα πιο κοινά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε σε ένα αποτελεσματικό εργαλείο εικονικής συνάντησης:
- Εύκολο στη χρήση: Θα πρέπει να είναι απλό στη χρήση του από όλους—ακόμη και για αρχάριους στην τεχνολογία που δεν γνωρίζουν καλά τη χρήση λογισμικού.
- Καλής ποιότητας βίντεο και ήχος: Κανείς δεν θέλει ασαφή βίντεο ή ήχο που να καθυστερεί. Ορισμένα εργαλεία χειρίζονται χαμηλότερα σήματα Wi-Fi καλύτερα από άλλα.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analytics: Λάβετε πληροφορίες σχετικά με τις συναντήσεις σας για να τις βελτιώσετε (χρόνος, μέγεθος συμμετεχόντων, στατιστικά αφοσίωσης κ.λπ.).
- Καλύπτει όλα όσα χρειάζεστε: Το εργαλείο θα πρέπει να λειτουργεί καλά πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση για αυτό που πραγματικά χρειάζεστε.
Επιπλέον Συμβουλές για Αποτελεσματική Συνδιάσκεψη
Οι πιθανότητες είναι ότι θα λάβετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη πολύ πριν από την προγραμματισμένη σας συνάντηση. Μεταβείτε στον ιστότοπο ή κατεβάστε την εφαρμογή εκ των προτέρων και συνδεθείτε για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν.
Μην αργείτε στη σύσκεψη μόνο και μόνο επειδή προσπαθούσατε να θυμηθείτε έναν κωδικό πρόσβασης για να συνδεθείτε ή πλοηγείστε σε ένα σωρό προτροπές "Απαιτείται άδεια" για πρόσβαση στην κάμερα και το μικρόφωνό σας.
Οι περισσότεροι ιστότοποι τηλεδιάσκεψης σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια δοκιμαστική σύσκεψη για να εξαλείψετε τυχόν συστροφές στο υλικό σας, όπως να διαπιστώσετε ότι η κάμερα web δεν λειτουργεί ή το μικρόφωνό σας είναι πολύ ήσυχο κατά τη διάρκεια του βίντεο της διάσκεψης.
Δημιουργία Βέλτιστου Περιβάλλοντος
Μπορεί να ξέρετε πώς να φαίνεστε υπέροχα στις βιντεοκλήσεις, αλλά τι γίνεται με το φόντο της βιντεοδιάσκεψης; Μπορεί να πει πολλά για εσάς, και όχι πάντα με καλό τρόπο.
Ακολουθούν μερικές απλές συμβουλές για τηλεδιάσκεψη για να βεβαιωθείτε ότι το περιβάλλον σας στέλνει το σωστό μήνυμα σε επαγγελματικό περιβάλλον:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Διακοσμήστε σκόπιμα: Εάν έχετε ένα ράφι ή βιβλιοθήκη στο φόντο, εμφανίστε βραβεία ή σημειώσεις που σχετίζονται με τη συνάντηση. Κάντε το στοχευμένο.
- Αποφύγετε τις πόρτες και τα παράθυρα: Στρέψτε την κάμερά σας μακριά από πόρτες και παράθυρα για να αποφύγετε προβλήματα περισπασμού και φωτισμού.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Χρήση προεπισκόπησης κάμερας Web: Ελέγξτε πώς φαίνονται όλα στην κάμερα πριν από την κλήση σας. Κάντε προσαρμογές όπως χρειάζεται.
Θυμηθείτε, εάν συμβεί κάτι απροσδόκητο (όπως το μικρό σας που μπαίνει μέσα), μείνετε ήρεμοι και διατηρήστε τον επαγγελματισμό—η ενέργειά σας συμβάλλει επίσης στο «περιβάλλον», οπότε επικεντρωθείτε στο να μην χάσετε την ψυχραιμία σας.
Παρουσίαση και δέσμευση
Ντύσιμο του μέρους
Ντυθείτε σωστά για επαγγελματικές συναντήσεις.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Φοράτε ρούχα κατάλληλα για την εργασία.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Ενεργή Συμμετοχή
Κοιτάξτε απευθείας στην κάμερα.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Σκεφτείτε το με αυτόν τον τρόπο: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Σίγασε τον εαυτό σου όταν δεν μιλάς.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Ποτέ μην μιλάς για άλλους.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Αποθηκεύστε τις ερωτήσεις σας μέχρι το τέλος, ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να μοιραστούν τις σκέψεις τους. Λίγα πράγματα είναι πιο απογοητευτικά από το να σε διακόπτουν συνεχώς και να σε συζητούν, ειδικά όταν έχεις κάτι πραγματικά πολύτιμο να μοιραστείς
Προσελκύστε απομακρυσμένους συμμετέχοντες χρησιμοποιώντας τεχνολογία.
Θέλετε οι συμμετέχοντες στις διαδικτυακές σας συναντήσεις να αισθάνονται ότι συμμετέχουν και αισθάνονται άνετα. Σύμφωνα με συνέδριο έκθεση, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Για να κάνετε την εικονική σας διάσκεψη πιο προσιτή, βελτιώστε την ποιότητα της βιντεοκλήσης.
Επίσης, τοποθετήστε σωστά το μικρόφωνο και την κάμερά σας, χρησιμοποιήστε υπότιτλους και παρέχετε μια επιλογή κλήσης τηλεφώνου. Βεβαιωθείτε ότι τα κοινά έγγραφα είναι εύκολα ορατά σε όλους τους συμμετέχοντες.
Μετατρέψτε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση από παθητικούς παρατηρητές σε ενεργούς συμμετέχοντες. Ενθαρρύνετε τη δημιουργικότητα με λευκούς πίνακες, τη λήψη αποφάσεων με δημοσκοπήσεις, την ανταλλαγή απόψεων μέσω συνομιλίας και την έκφραση αντιδράσεων με διασκεδαστικά emoji στις εικονικές σας συναντήσεις
Εθιμοτυπία και συλλογισμοί
Διαχείριση Χρόνου
Να είστε ακριβείς - να είστε πάντα στην ώρα τους.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Λάβετε υπόψη τις ζώνες ώρας κατά τον προγραμματισμό.
Μπορεί να μην μπορείτε να συμπεριλάβετε όλους σε κάθε εικονική συνάντηση, αλλά μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλοι θα έχουν την ευκαιρία να συμμετάσχουν σε κάποια.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Στείλτε μια ημερήσια διάταξη πριν από τη συνάντηση.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Για να παραμείνετε οργανωμένοι, συμπεριλάβετε ένα πρόγραμμα στην ημερήσια διάταξη της συνάντησής σας. Αυτό σας βοηθά να παραμείνετε σε καλό δρόμο και να μην πηγαίνετε σε εφαπτόμενες. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να ξεκινήσετε τη συνάντηση με λίγη φιλική συνομιλία—βοηθά στη δημιουργία μιας θετικής ατμόσφαιρας.
Μένοντας χωρίς περισπασμούς
Απομακρύνετε πιθανούς περισπασμούς από το περιβάλλον σας.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about Το 2,5% των ανθρώπων μπορεί να τα καταφέρει.
Η προσπάθεια να κάνετε πάρα πολλά ταυτόχρονα μπορεί να σας αφήσει να αισθάνεστε άγχος και να χάσετε την εστίασή σας. Επιπλέον, μπορεί να αποσπάσει αρκετά την προσοχή για τους συμπαίκτες σας στην κλήση. Λοιπόν, ακολουθούν τα πρωτόκολλα τηλεδιάσκεψης:
- Κλείστε οποιαδήποτε άλλη εργασία στον υπολογιστή σας.
- Τοποθετήστε τη βιντεοκλήση και την κάμερα web ακριβώς μπροστά σας, εάν έχετε πολλές οθόνες.
- Σίγαση αυτών των ειδοποιήσεων στον υπολογιστή και το τηλέφωνό σας.
- Αντισταθείτε στην επιθυμία να ελέγξετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης κατά τη διάρκεια της κλήσης.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Να δίνετε πάντα απόλυτη προσοχή στη συνάντηση.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Συμπέρασμα: Μεγιστοποίηση των δυνατοτήτων της βιντεοδιάσκεψης
Ομαδική εργασία σημαίνει συνεργασία, συζήτηση για σημαντικά πράγματα και στόχος για καλά αποτελέσματα. Οι εικονικές συναντήσεις πρέπει να είναι ακριβώς έτσι.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
