Công nghệ đang thay đổi cách các doanh nghiệp vận hành một cách nhanh chóng và có vẻ như nó sẽ không sớm chậm lại. Giao tiếp, vận hành và quy trình làm việc đều được cải thiện, giúp cộng tác làm việc dễ dàng hơn, bất kể vị trí của công ty hoặc nhân viên.
Giờ đây, làm việc từ xa không chỉ là một đặc quyền mà còn là một chuẩn mực mới, khiến các cuộc họp ảo trở nên cần thiết.
Đây là một sự thật thú vị: Gần như 96% nhân viên cho biết cuộc gọi điện video giúp các nhóm ở xa của họ cảm thấy được kết nối nhiều hơn.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Thiết lập để thành công
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Tất cả chúng ta đều có thể đã chứng kiến và góp phần vào một số khoảnh khắc kém lý tưởng hoặc thậm chí đáng xấu hổ trong một cuộc họp video.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Chọn đúng công cụ
Điều đầu tiên trước tiên—nền tảng bạn chọn thực sự có thể tạo ra sự khác biệt trong cách nhóm của bạn hoàn thành công việc.
Nếu chọn sai, bạn có thể gặp phải các vấn đề như thiết lập cuộc họp kéo dài, chậm và phức tạp, mọi người gặp khó khăn khi tham gia sự kiện của bạn, không biết ai đã xuất hiện hoặc có ít công cụ để trình bày thông tin và tương tác.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Có thể bạn cần một nền tảng hoạt động ngay trong trình duyệt web của mình, khởi chạy cực kỳ đơn giản và giao diện ít phức tạp. Có lẽ bạn đang tìm kiếm bảng trắng để động não hoặc một chức năng ghi lại các cuộc họp tự động.
Dưới đây là một số tính năng phổ biến cần tìm ở một công cụ họp ảo hiệu quả:
- Dễ sử dụng: Mọi người đều có thể sử dụng đơn giản—ngay cả đối với những người mới làm quen với công nghệ và không thành thạo cách sử dụng phần mềm.
- Video và âm thanh chất lượng tốt: Không ai muốn video hoặc âm thanh mờ và bị trễ. Một số công cụ xử lý tín hiệu Wi-Fi thấp tốt hơn những công cụ khác.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Phân tích: Nhận thông tin về các cuộc họp của bạn để cải thiện chúng (thời gian, quy mô người tham gia, số liệu thống kê mức độ tương tác, v.v.).
- Đáp ứng mọi thứ bạn cần: Công cụ này sẽ hoạt động tốt trước, trong và sau cuộc họp với những gì bạn thực sự cần.
Lời khuyên bổ sung để tổ chức hội nghị hiệu quả
Rất có thể bạn sẽ nhận được lời mời họp trước cuộc họp đã lên lịch. Truy cập trang web hoặc tải xuống ứng dụng trước và đăng nhập để đảm bảo mọi thứ hoạt động.
Đừng đến cuộc họp muộn chỉ vì bạn đang cố nhớ mật khẩu để đăng nhập hoặc điều hướng một loạt lời nhắc “Cần có quyền” để truy cập máy ảnh và micrô của bạn.
Hầu hết các trang web Hội nghị truyền hình đều cho phép bạn tạo một cuộc họp thử nghiệm để giải quyết mọi trục trặc trong phần cứng của bạn, chẳng hạn như phát hiện ra webcam của bạn không hoạt động hoặc micrô của bạn quá im lặng trong suốt cuộc họp video hội nghị.
Tạo môi trường tối ưu
Bạn có thể biết cách để trông đẹp mắt trong các cuộc gọi điện video, nhưng còn nền hội nghị video của bạn thì sao? Nó có thể nói lên rất nhiều điều về bạn và không phải lúc nào cũng theo chiều hướng tốt.
Dưới đây là một số mẹo đơn giản dành cho hội nghị truyền hình để đảm bảo môi trường của bạn gửi đúng thông điệp trong môi trường chuyên nghiệp:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Trang trí có chủ ý: Nếu bạn có một chiếc kệ hoặc tủ sách ở phía sau, hãy trưng bày các giải thưởng hoặc ghi chú liên quan đến cuộc họp. Làm cho nó có mục đích.
- Tránh cửa ra vào và cửa sổ: Hướng máy ảnh của bạn ra xa cửa ra vào và cửa sổ để tránh gây xao lãng và các vấn đề về ánh sáng.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Sử dụng Xem trước webcam: Kiểm tra mọi thứ trông như thế nào trên camera trước cuộc gọi của bạn. Thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
Hãy nhớ rằng, nếu có điều gì đó bất ngờ xảy ra (như trẻ mới biết đi của bạn xông vào), hãy bình tĩnh và duy trì sự chuyên nghiệp—năng lượng của bạn cũng góp phần vào “môi trường”, vì vậy hãy tập trung vào việc không mất bình tĩnh.
Trình bày và Tương tác
Mặc quần áo một phần
Ăn mặc phù hợp cho các cuộc họp chuyên nghiệp.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Mặc quần áo phù hợp với công việc.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Tham gia tích cực
Nhìn thẳng vào camera.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Hãy nghĩ về nó theo cách này: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Hãy tắt tiếng khi không nói.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Đừng bao giờ nói át người khác.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Lưu câu hỏi của bạn cho đến cuối để mọi người có cơ hội chia sẻ suy nghĩ của mình. Có điều gì đáng chán nản hơn việc liên tục bị ngắt lời và bàn tán, đặc biệt là khi bạn có điều gì đó thực sự có giá trị để chia sẻ.
Thu hút người tham gia từ xa bằng cách sử dụng công nghệ.
Bạn muốn những người tham gia cuộc họp trực tuyến của bạn cảm thấy được tham gia và thoải mái. Theo một cuộc hội thảo báo cáo, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Để làm cho hội nghị ảo của bạn dễ tiếp cận hơn, hãy cải thiện chất lượng cuộc gọi video.
Ngoài ra, hãy đặt micrô và máy ảnh của bạn đúng cách, sử dụng phụ đề chi tiết và cung cấp tùy chọn quay số điện thoại. Đảm bảo tất cả người tham gia đều có thể dễ dàng nhìn thấy các tài liệu được chia sẻ.
Chuyển đổi những người tham dự cuộc họp của bạn từ những người quan sát thụ động thành những người tham gia tích cực. Khuyến khích khả năng sáng tạo với bảng trắng, ra quyết định bằng các cuộc thăm dò ý kiến, chia sẻ ý kiến qua trò chuyện và bày tỏ phản ứng bằng các biểu tượng cảm xúc vui nhộn trong cuộc họp ảo của bạn
Nghi thức và cân nhắc
Quản lý thời gian
Đúng giờ – luôn đúng giờ.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Hãy ghi nhớ múi giờ khi lập kế hoạch.
Bạn có thể không mời được tất cả mọi người vào mọi cuộc họp ảo nhưng bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội tham gia.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Gửi chương trình nghị sự trước cuộc họp.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Để luôn ngăn nắp, hãy đưa lịch trình vào chương trình họp của bạn. Điều này giúp bạn đi đúng hướng và không đi chệch hướng. Dành chút thời gian để bắt đầu cuộc họp bằng một chút trò chuyện thân thiện—điều này giúp xây dựng bầu không khí tích cực.
Không bị phân tâm
Loại bỏ những phiền nhiễu tiềm ẩn khỏi môi trường của bạn.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5% số người có thể thực hiện được.
Cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc có thể khiến bạn cảm thấy căng thẳng và mất tập trung. Ngoài ra, nó có thể khiến đồng đội của bạn mất tập trung trong cuộc gọi. Vì vậy, đây là các giao thức hội nghị truyền hình cần tuân theo:
- Đóng mọi công việc khác trên máy tính của bạn.
- Đặt cuộc gọi điện video và webcam đó ngay trước mặt bạn nếu bạn có nhiều màn hình.
- Tắt tiếng những thông báo đó trên máy tính và điện thoại của bạn.
- Chống lại sự thôi thúc kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội trong cuộc gọi.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Luôn tập trung hoàn toàn vào cuộc họp.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Kết luận: Tối đa hóa các tính năng Hội nghị Video
Làm việc nhóm có nghĩa là làm việc cùng nhau, thảo luận những điều quan trọng và hướng tới kết quả tốt. Các cuộc họp ảo nên diễn ra như vậy.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
