ტექნოლოგია ცვლის ბიზნესის სწრაფად ფუნქციონირებას და, როგორც ჩანს, ის მალე არ შენელდება. კომუნიკაცია, ოპერაციები და სამუშაო პროცესი გაუმჯობესდა, რაც აადვილებს თანამშრომლობით მუშაობას, მიუხედავად კომპანიის ან თანამშრომლების ადგილმდებარეობისა.
ახლა, დისტანციური მუშაობა არ არის მხოლოდ შეღავათი, არამედ ახალი ნორმა, რაც ვირტუალურ შეხვედრებს აუცილებლობად აქცევს.
აქ არის საინტერესო ფაქტი: თითქმის დასაქმებულთა 96%. თქვეს, რომ ვიდეოზარები ეხმარება მათ დისტანციურ გუნდებს უფრო მეტად იგრძნონ კავშირი.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
დაყენება წარმატებისთვის
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
ჩვენ ალბათ ყველა გავხდით მოწმენი და წვლილი შევიტანეთ კონფერენციის ვიდეოს დროს არაიდეალურ, ან თუნდაც უხერხულ მომენტებში.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
სწორი ინსტრუმენტების არჩევა
უპირველეს ყოვლისა, თქვენ მიერ არჩეულმა პლატფორმამ შეიძლება გავლენა მოახდინოს იმაზე, თუ როგორ ასრულებენ თქვენი გუნდები საქმეებს.
თუ არასწორად მიდიხართ, შეიძლება წააწყდეთ პრობლემებს, როგორიცაა შეხვედრების ხანგრძლივი, ნელი და რთული ინსტალაცია, ადამიანები, რომლებიც იბრძვიან თქვენს ღონისძიებაში შეერთებისთვის, არ იციან ვინ გამოჩნდა, ან შეზღუდული ინსტრუმენტები აქვთ ინფორმაციის წარდგენისა და ურთიერთობისთვის.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
შესაძლოა დაგჭირდეთ პლატფორმა, რომელიც მუშაობს თქვენს ბრაუზერში, არის ძალიან მარტივი გასაშვები და აქვს მცირე სირთულე ინტერფეისში. შესაძლოა, თქვენ ეძებთ დაფებს ტვინის შტორმისთვის ან ფუნქციას, რომელიც ავტომატურად ჩაწერს შეხვედრებს.
აქ არის კიდევ რამდენიმე საერთო ფუნქცია, რომელიც უნდა მოძებნოთ ეფექტური ვირტუალური შეხვედრის ხელსაწყოში:
- მარტივი გამოყენება: მისი გამოყენება მარტივი უნდა იყოს ყველასთვის - თუნდაც ტექნიკური დამწყებთათვის, რომლებიც კარგად არ იციან პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენებაში.
- კარგი ხარისხის ვიდეო და ხმა: არავის სურს ბუნდოვანი ვიდეო ან აუდიო, რომელიც ჩამორჩება. ზოგიერთი ინსტრუმენტი უკეთ ამუშავებს Wi-Fi-ს დაბალ სიგნალებს, ვიდრე სხვები.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- ანალიტიკა: მიიღეთ ინფორმაცია თქვენი შეხვედრების შესახებ მათი გასაუმჯობესებლად (დრო, მონაწილეთა ზომა, ჩართულობის სტატისტიკა და ა.შ.).
- მოიცავს ყველაფერს, რაც გჭირდებათ: ხელსაწყო კარგად უნდა იმუშაოს შეხვედრის წინ, დროს და მის შემდეგ, რაც რეალურად გჭირდებათ.
დამატებითი რჩევები ეფექტური კონფერენციისთვის
სავარაუდოა, რომ თქვენ მიიღებთ შეხვედრის მოწვევას დაგეგმილ შეხვედრამდე დიდი ხნით ადრე. გადადით ვებსაიტზე ან ჩამოტვირთეთ აპლიკაცია წინასწარ და შედით სისტემაში, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერი მუშაობს.
არ დააგვიანოთ შეხვედრაზე მხოლოდ იმიტომ, რომ ცდილობდით პაროლის დამახსოვრებას სისტემაში შესასვლელად ან ნავიგაციით „საჭიროა ნებართვის“ მოთხოვნებს კამერასა და მიკროფონზე წვდომისთვის.
ვიდეო კონფერენციის საიტების უმეტესობა საშუალებას გაძლევთ შექმნათ სატესტო შეხვედრა, რათა გაასწოროთ ნებისმიერი ხარვეზი თქვენს აპარატურაში, მაგალითად, იმის გარკვევა, რომ თქვენი ვებკამერა არ მუშაობს ან თქვენი მიკროფონი ძალიან ჩუმია კონფერენციის ვიდეოს დროს.
ოპტიმალური გარემოს შექმნა
შეიძლება იცოდეთ როგორ გამოიყურებოდეთ შესანიშნავად ვიდეო ზარებზე, მაგრამ რაც შეეხება თქვენს ვიდეოკონფერენციის ფონს? მას შეუძლია ბევრი რამ თქვას თქვენზე და არა ყოველთვის კარგი თვალსაზრისით.
აქ მოცემულია რამდენიმე მარტივი რჩევა ვიდეო კონფერენციისთვის, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი გარემო აგზავნის სწორ შეტყობინებას პროფესიონალურ გარემოში:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- გაფორმება განზრახ: თუ თქვენ გაქვთ თარო ან წიგნების კარადა ფონზე, აჩვენეთ ჯილდოები ან შენიშვნები, რომლებიც დაკავშირებულია შეხვედრასთან. გახადე ის მიზანმიმართულად.
- მოერიდეთ კარებსა და ფანჯრებს: მიმართეთ კამერას კარებიდან და ფანჯრებიდან მოშორებით, რათა თავიდან აიცილოთ ყურადღების გაფანტვა და განათების პრობლემები.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- გამოიყენეთ ვებკამერის გადახედვა: შეამოწმეთ, როგორ გამოიყურება ყველაფერი კამერაზე თქვენს ზარამდე. საჭიროებისამებრ გააკეთეთ კორექტირება.
დაიმახსოვრეთ, თუ რაიმე მოულოდნელი მოხდა (როგორც თქვენი პატარა ბავშვი შემოდის), შეინარჩუნეთ სიმშვიდე და შეინარჩუნეთ პროფესიონალიზმი - თქვენი ენერგია ასევე ხელს უწყობს „გარემოს“, ამიტომ კონცენტრირდით იმაზე, რომ არ დაკარგოთ სიმშვიდე.
პრეზენტაცია და ჩართულობა
ნაწილის გასახდელი
ჩაიცვით სათანადოდ პროფესიული შეხვედრებისთვის.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
ატარეთ სამუშაოს შესაბამისი ტანსაცმელი.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
აქტიური მონაწილეობა
შეხედეთ პირდაპირ კამერას.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
ასე იფიქრე: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
დადუმეთ თავი, როცა არ საუბრობთ.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
არასოდეს ისაუბრო სხვებზე.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
შეინახეთ თქვენი შეკითხვები ბოლომდე, რათა ყველას ჰქონდეს საკუთარი აზრის გაზიარების საშუალება. ცოტა რამ არის უფრო იმედგაცრუებული, ვიდრე გამუდმებით შეწყვეტა და ლაპარაკი, განსაკუთრებით მაშინ, როცა რაღაც ნამდვილად ღირებული გაქვს გასაზიარებელი.
ჩართეთ დისტანციური მონაწილეები ტექნოლოგიის გამოყენებით.
გსურთ თქვენი ონლაინ შეხვედრების მონაწილეებმა თავი იგრძნონ ჩართულად და კომფორტულად. კონფერენციის მიხედვით ანგარიში, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
იმისათვის, რომ თქვენი ვირტუალური კონფერენცია უფრო ხელმისაწვდომი გახადოთ, გააუმჯობესეთ ვიდეო ზარის ხარისხი.
ასევე, სწორად მოათავსეთ თქვენი მიკროფონი და კამერა, გამოიყენეთ დახურული წარწერები და მიაწოდეთ ტელეფონის აკრეფის ვარიანტი. დარწმუნდით, რომ გაზიარებული დოკუმენტები ადვილად ჩანს ყველა მონაწილისთვის.
გადააქციეთ თქვენი შეხვედრის მონაწილეები პასიური დამკვირვებლებიდან აქტიურ მონაწილეებად. წაახალისეთ კრეატიულობა დაფებით, გადაწყვეტილების მიღება გამოკითხვებით, აზრების გაზიარება ჩეთის საშუალებით და რეაქციების გამოხატვა მხიარული emojis-ით თქვენს ვირტუალურ შეხვედრებზე
ეტიკეტი და მოსაზრებები
დროის მენეჯმენტი
იყავით პუნქტუალური - ყოველთვის იყავით დროულად.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
დაგეგმვისას გაითვალისწინეთ დროის ზონები.
თქვენ შეიძლება ვერ შეძლებთ ყველას ჩართოთ ყველა ვირტუალურ შეხვედრაში, მაგრამ შეგიძლიათ დარწმუნდეთ, რომ ყველას ექნება შესაძლებლობა შეუერთდეს ზოგიერთს.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
გამოაგზავნეთ დღის წესრიგი შეხვედრის დაწყებამდე.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
იმისათვის, რომ იყოთ ორგანიზებული, შეიტანეთ განრიგი თქვენს შეხვედრის დღის წესრიგში. ეს გეხმარებათ დარჩეთ გზაზე და არ გადახვიდეთ ტანგენტებზე. დაუთმეთ დრო, რომ დაიწყოთ შეხვედრა ცოტათი მეგობრული ჩეთის საშუალებით - ეს ხელს უწყობს პოზიტიური ატმოსფეროს ჩამოყალიბებას.
დარჩენა ყურადღების გადატანის გარეშე
მოაშორეთ პოტენციური ყურადღების გაფანტვა თქვენი გარემოდან.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about ადამიანთა 2.5%-ს შეუძლია ამის გაკეთება.
ერთბაშად ბევრის კეთების მცდელობამ შეიძლება დაგტოვოთ სტრესი და დაკარგოთ ყურადღება. გარდა ამისა, ეს შეიძლება საკმაოდ შემაშფოთებელი იყოს თქვენი თანაგუნდელებისთვის ზარზე. ასე რომ, აქ არის ვიდეო კონფერენციის პროტოკოლები, რომლებიც უნდა დაიცვას:
- დახურეთ ნებისმიერი სხვა სამუშაო თქვენს კომპიუტერში.
- განათავსეთ ეს ვიდეო ზარი და ვებკამერა თქვენს წინ, თუ თქვენ გაქვთ მრავალი ეკრანი.
- გააჩუმეთ ეს შეტყობინებები თქვენს კომპიუტერზე და ტელეფონზე.
- წინააღმდეგობა გაუწიეთ ზარის დროს სოციალური მედიის შემოწმების სურვილს.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
ყოველთვის მთელი ყურადღება მიაქციეთ შეხვედრას.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
დასკვნა: ვიდეო კონფერენციის მახასიათებლების მაქსიმიზაცია
გუნდური მუშაობა ნიშნავს ერთად მუშაობას, მნიშვნელოვანი საკითხების განხილვას და კარგი შედეგების მიღწევას. ვირტუალური შეხვედრები სწორედ ასეთი უნდა იყოს.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
