Technologie rychle mění způsob, jakým podniky fungují, a nezdá se, že by se to v dohledné době mělo zpomalit. Komunikace, operace a pracovní postupy se zlepšily, což usnadňuje spolupráci bez ohledu na umístění společnosti nebo zaměstnanců.
Práce na dálku nyní není jen výhodou, ale novou normou, díky níž jsou virtuální schůzky nutností.
Zde je zajímavý fakt: Skoro 96 % zaměstnanců uvedené videohovory pomáhají jejich vzdáleným týmům cítit se lépe propojeni.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Nastavení pro úspěch
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Pravděpodobně jsme všichni byli svědky a přispěli k některým méně než ideálním, nebo dokonce trapným momentům během konferenčního videa.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Výběr správných nástrojů
Za prvé – platforma, kterou si vyberete, může skutečně ovlivnit to, jak vaše týmy věci dělají.
Pokud zvolíte nesprávnou, můžete narazit na problémy, jako je zdlouhavé, pomalé a složité nastavování schůzek, lidé, kteří se snaží připojit k vaší události, nevědí, kdo se dostavil, nebo mají omezené nástroje k prezentaci informací a interakci.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Možná potřebujete platformu, která funguje přímo ve vašem webovém prohlížeči, velmi snadno se spouští a má malou složitost v rozhraní. Možná hledáte tabule pro brainstorming nebo funkci, která automaticky zaznamenává schůzky.
Zde jsou některé další běžné funkce, které byste měli hledat v efektivním nástroji pro virtuální schůzky:
- Snadné použití: Mělo by být jednoduché pro každého – dokonce i pro technické nováčky, kteří se v používání softwaru dobře neznají.
- Dobrá kvalita videa a zvuku: Nikdo nechce fuzzy video nebo zvuk, které se zpožďují. Některé nástroje zvládají nižší signály Wi-Fi lépe než jiné.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analytics: Získejte informace o svých schůzkách, abyste je mohli zlepšit (čas, počet účastníků, statistiky zapojení atd.).
- Pokryje vše, co potřebujete: Nástroj by měl dobře fungovat před schůzkou, během schůzky i po ní pro to, co skutečně potřebujete.
Extra tipy pro efektivní konference
Je pravděpodobné, že pozvánku na schůzku dostanete dlouho před plánovanou schůzkou. Přejděte na webovou stránku nebo si předem stáhněte aplikaci a přihlaste se, abyste se ujistili, že vše funguje.
Nepřicházejte na schůzku pozdě jen proto, že jste se snažili zapamatovat si heslo pro přihlášení nebo procházeli řadou výzev „Požadováno oprávnění“ pro přístup ke kameře a mikrofonu.
Většina webů pro videokonference vám umožňuje vytvořit testovací schůzku, abyste vyřešili případné chyby ve vašem hardwaru, jako je zjištění, že vaše webová kamera nefunguje nebo je váš mikrofon během videokonference příliš tichý.
Vytvoření optimálního prostředí
Možná víte, jak vypadat skvěle na videohovorech, ale co vaše pozadí videokonference? Může to o vás hodně vypovídat a ne vždy v dobrém slova smyslu.
Zde je několik jednoduchých tipů pro videokonference, abyste zajistili, že vaše prostředí bude odesílat správnou zprávu v profesionálním prostředí:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Dekorujte záměrně: Pokud máte na pozadí polici nebo knihovnu, vystavte ocenění nebo poznámky související se schůzkou. Ať je to účelné.
- Vyhněte se dveřím a oknům: Namiřte kameru směrem od dveří a oken, abyste předešli rozptylování a problémům s osvětlením.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Použít náhled webové kamery: Před hovorem zkontrolujte, jak vše vypadá na kameře. Podle potřeby proveďte úpravy.
Pamatujte, že pokud se stane něco neočekávaného (např. vaše batole vtrhne dovnitř), zůstaňte v klidu a zachovejte profesionalitu – vaše energie také přispívá k „životnímu prostředí“, takže se zaměřte na to, abyste neztratili klid.
Prezentace a zapojení
Oblékání části
Na profesionální jednání se vhodně oblečte.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Noste pracovní oděv.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Aktivní účast
Podívejte se přímo do kamery.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Přemýšlejte o tom takto: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Ztlumte se, když nemluvíte.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Nikdy nemluv přes ostatní.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Uložte si své otázky až do konce, aby každý dostal příležitost podělit se o své myšlenky. Jen málo věcí je více skličujících než být neustále vyrušován a mluven, zvláště když máte něco skutečně cenného, o co se chcete podělit.
Zapojte vzdálené účastníky pomocí technologie.
Chcete, aby se účastníci vašich online schůzek cítili součástí a pohodlně. Podle konference zpráva, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Chcete-li, aby byla vaše virtuální konference přístupnější, vylepšete kvalitu videohovoru.
Také umístěte správně mikrofon a kameru, používejte skryté titulky a poskytněte možnost telefonického připojení. Zajistěte, aby sdílené dokumenty byly snadno viditelné pro všechny účastníky.
Proměňte účastníky schůzky z pasivních pozorovatelů na aktivní účastníky. Podporujte kreativitu pomocí tabulí, rozhodování pomocí anket, sdílení názorů prostřednictvím chatu a vyjadřování reakcí pomocí zábavných emotikonů na vašich virtuálních schůzkách
Etiketa a ohledy
Time Management
Buďte dochvilní – buďte vždy včas.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Při plánování mějte na paměti časová pásma.
Možná nebudete moci zahrnout všechny do každé virtuální schůzky, ale můžete zajistit, aby každý dostal šanci se k nějaké připojit.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Před schůzkou zašlete program.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Abyste měli pořádek, zahrňte do programu schůzky plán. To vám pomůže udržet se na trati a nevyjíždět na tečnách. Vyhraďte si nějaký čas na zahájení schůzky trochou přátelského chatu – pomáhá to vybudovat pozitivní atmosféru.
Zůstat bez rozptýlení
Odstraňte potenciální rušivé vlivy ze svého prostředí.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about Zvládne to 2,5 % lidí.
Pokud se budete snažit udělat příliš mnoho najednou, můžete se cítit ve stresu a ztratit pozornost. Navíc to může při hovoru pěkně rušit vaše spoluhráče. Zde jsou tedy protokoly pro videokonference, které je třeba dodržovat:
- Zavřete všechny ostatní práce v počítači.
- Pokud máte více obrazovek, umístěte videohovor a webovou kameru přímo před sebe.
- Ztište tato oznámení na počítači a telefonu.
- Odolejte během hovoru nutkání podívat se na sociální sítě.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Vždy věnujte schůzce plnou pozornost.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Závěr: Maximalizace funkcí videokonference
Týmová práce znamená spolupracovat, diskutovat o důležitých věcech a usilovat o dobré výsledky. Virtuální schůzky by měly být přesně takové.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
