Technológia rýchlo mení spôsob, akým podniky fungujú, a nezdá sa, že by sa to v dohľadnej dobe spomalilo. Komunikácia, operácie a pracovný tok sa zlepšili, čo uľahčuje spoluprácu bez ohľadu na umiestnenie spoločnosti alebo zamestnancov.
Práca na diaľku nie je len výhodou, ale aj novou normou, vďaka ktorej sú virtuálne stretnutia nevyhnutnosťou.
Tu je zaujímavý fakt: Takmer 96 % zamestnancov uvedené videohovory pomáhajú ich vzdialeným tímom cítiť sa viac prepojené.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Príprava na úspech
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Pravdepodobne sme všetci boli svedkami a prispeli k niekoľkým nie ideálnym alebo dokonca trápnym momentom počas konferenčného videa.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Výber správnych nástrojov
Po prvé – platforma, ktorú si vyberiete, môže skutočne zmeniť spôsob, akým vaše tímy robia veci.
Ak použijete nesprávnu, môžete naraziť na problémy, ako sú zdĺhavé, pomalé a zložité nastavenia schôdzí, ľudia, ktorí sa snažia pripojiť k vašej udalosti, nevedia, kto sa objavil, alebo majú obmedzené nástroje na prezentáciu informácií a interakciu.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Možno potrebujete platformu, ktorá funguje priamo vo vašom webovom prehliadači, veľmi jednoducho sa spúšťa a má malú zložitosť v rozhraní. Možno hľadáte tabule na brainstorming alebo funkciu, ktorá automaticky zaznamenáva stretnutia.
Tu je niekoľko bežných funkcií, ktoré by ste mali hľadať v efektívnom nástroji virtuálnych stretnutí:
- Jednoduché použitie: Používanie by malo byť jednoduché pre každého – dokonca aj pre technických nováčikov, ktorí nie sú dostatočne oboznámení s používaním softvéru.
- Dobrá kvalita videa a zvuku: Nikto nechce fuzzy video alebo zvuk, ktorý zaostáva. Niektoré nástroje zvládajú nižšie signály Wi-Fi lepšie ako iné.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analytics: Získajte informácie o svojich stretnutiach, aby ste ich zlepšili (čas, veľkosť účastníkov, štatistiky zapojenia atď.).
- Pokryje všetko, čo potrebujete: Nástroj by mal dobre fungovať pred, počas a po stretnutí na to, čo skutočne potrebujete.
Extra tipy pre efektívne konferencie
Je pravdepodobné, že pozvánku na stretnutie dostanete v dostatočnom predstihu pred plánovaným stretnutím. Prejdite na webovú stránku alebo si vopred stiahnite aplikáciu a prihláste sa, aby ste sa uistili, že všetko funguje.
Nemeškajte na schôdzu len preto, že ste sa pokúšali zapamätať si heslo na prihlásenie alebo prechádzali množstvom výziev „Vyžaduje sa povolenie“ na prístup ku kamere a mikrofónu.
Väčšina webových stránok pre videokonferencie vám umožňuje vytvoriť testovacie stretnutie, aby ste odstránili akékoľvek chyby vo vašom hardvéri, ako napríklad zistenie, že vaša webová kamera nefunguje alebo je váš mikrofón počas konferenčného videa príliš tichý.
Vytvorenie optimálneho prostredia
Možno viete, ako vyzerať skvele pri videohovoroch, ale čo vaše pozadie videokonferencie? Môže to o vás veľa povedať a nie vždy v dobrom slova zmysle.
Tu je niekoľko jednoduchých tipov na videokonferencie, aby ste sa uistili, že vaše prostredie odosiela správnu správu v profesionálnom prostredí:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Ozdobte zámerne: Ak máte v pozadí poličku alebo knižnicu, vystavte ocenenia alebo poznámky súvisiace so stretnutím. Nech je to účelné.
- Vyhnite sa dverám a oknám: Nasmerujte fotoaparát ďalej od dverí a okien, aby ste predišli rozptyľovaniu a problémom s osvetlením.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Použiť ukážku webovej kamery: Pred hovorom skontrolujte, ako všetko vyzerá na kamere. Vykonajte úpravy podľa potreby.
Pamätajte, že ak sa stane niečo neočakávané (napríklad vtrhnutie vášho batoľaťa), zostaňte pokojní a zachovajte si profesionalitu – vaša energia tiež prispieva k „životnému prostrediu“, takže sa zamerajte na to, aby ste nestratili pokoj.
Prezentácia a zapojenie
Obliekanie časti
Na profesionálne stretnutia sa správne oblečte.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Noste pracovný odev.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Aktívna účasť
Pozerajte sa priamo do kamery.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Myslite na to takto: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Vypnúť zvuk, keď nehovoríte.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Nikdy nehovor cez iných.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Uložte si svoje otázky až do konca, aby mal každý možnosť podeliť sa o svoje myšlienky. Len málo vecí je tak skľučujúcich, ako byť neustále vyrušovaní a prehováraní, najmä ak máte niečo skutočne cenné, o čo sa môžete podeliť.
Zapojte vzdialených účastníkov pomocou technológie.
Chcete, aby sa účastníci vašich online stretnutí cítili súčasťou a pohodlne. Podľa konferencie správa, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Ak chcete, aby bola vaša virtuálna konferencia prístupnejšia, zlepšite kvalitu videohovoru.
Tiež správne umiestnite mikrofón a kameru, používajte skryté titulky a poskytnite možnosť telefonického pripojenia. Zabezpečte, aby boli zdieľané dokumenty ľahko viditeľné pre všetkých účastníkov.
Premeňte účastníkov stretnutia z pasívnych pozorovateľov na aktívnych účastníkov. Podporujte kreativitu pomocou tabúľ, rozhodovania pomocou prieskumov, zdieľania názorov prostredníctvom chatu a vyjadrovania reakcií pomocou zábavných emotikonov na vašich virtuálnych stretnutiach
Etiketa a úvahy
Time Management
Buďte dochvíľni – buďte vždy načas.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Pri plánovaní majte na pamäti časové pásma.
Možno sa vám nepodarí zapojiť každého do každého virtuálneho stretnutia, ale môžete sa uistiť, že každý dostane šancu sa k nejakému pripojiť.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Pred stretnutím odošlite program.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Ak si chcete zachovať poriadok, zahrňte do programu stretnutia plán. To vám pomôže zostať na správnej ceste a nezachádzať po dotyčniciach. Vyhraďte si nejaký čas na začatie stretnutia trochou priateľského rozhovoru – pomáha to vybudovať pozitívnu atmosféru.
Zostaňte bez rozptýlenia
Odstráňte potenciálne rušivé vplyvy zo svojho prostredia.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about Zvládne to 2,5 % ľudí.
Ak sa pokúsite urobiť príliš veľa naraz, môžete sa cítiť vystresovaní a stratiť pozornosť. Navyše to môže byť pre vašich spoluhráčov pri hovore dosť rušivé. Tu sú protokoly videokonferencií, ktoré treba dodržiavať:
- Zatvorte všetky ostatné práce v počítači.
- Ak máte viacero obrazoviek, umiestnite videohovor a webovú kameru priamo pred seba.
- Stlmte tieto upozornenia v počítači a telefóne.
- Odolajte nutkaniu pozrieť sa na sociálne siete počas hovoru.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Vždy venujte plnú pozornosť stretnutiu.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Záver: Maximalizácia funkcií videokonferencie
Tímová práca znamená spolupracovať, diskutovať o dôležitých veciach a snažiť sa o dobré výsledky. Virtuálne stretnutia by mali byť presne také.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
