Teknologien har ændret den måde, virksomhederne opererer hurtigt på, og det ser ikke ud til, at det vil blive langsommere i den nærmeste fremtid. Kommunikation, drift og arbejdsgange er alle blevet forbedret, hvilket gør det nemmere at arbejde sammen, uanset hvor virksomheden eller medarbejderne befinder sig.
Nu er fjernarbejde ikke bare en fordel, men en ny norm, hvilket gør virtuelle møder til en nødvendighed.
Her er et interessant faktum: Næsten 96 % af medarbejderne sagde videoopkald hjælper deres eksterne teams til at føle sig mere forbundet.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Opsætning til succes
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Vi har sandsynligvis alle været vidne til og bidraget til nogle mindre end ideelle eller endda pinlige øjeblikke under en konferencevideo.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Valg af de rigtige værktøjer
Først og fremmest – den platform, du vælger, kan virkelig gøre en forskel for, hvordan dine teams får tingene gjort.
Hvis du går med den forkerte, kan du løbe ind i problemer som lange, langsomme og komplekse opsætninger til møder, folk, der kæmper for at deltage i dit arrangement, ikke ved, hvem der dukkede op, eller har begrænsede værktøjer til at præsentere information og interagere.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Måske har du brug for en platform, der fungerer lige i din webbrowser, er super enkel at starte og har lidt kompleksitet i grænsefladen. Måske leder du efter whiteboards til brainstorming eller en funktion, der optager møder automatisk.
Her er nogle mere almindelige funktioner at kigge efter i et effektivt virtuelt mødeværktøj:
- Let at bruge: Det skal være nemt for alle at bruge - selv for nybegyndere, der ikke er velbevandret i softwarebrug.
- Video og lyd af god kvalitet: Ingen vil have fuzzy video eller lyd, der halter. Nogle værktøjer håndterer lavere Wi-Fi-signaler bedre end andre.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analyse: Få information om dine møder for at forbedre dem (tid, deltagerstørrelse, engagementsstatistikker osv.).
- Dækker alt, hvad du har brug for: Værktøjet skal fungere godt før, under og efter mødet for det, du rent faktisk har brug for.
Ekstra tips til effektive konferencer
Odds er, at du får en mødeinvitation i god tid før dit planlagte møde. Gå til hjemmesiden eller download appen på forhånd, og log ind for at sikre, at alt fungerer.
Kom ikke for sent til mødet, bare fordi du prøvede at huske en adgangskode for at logge ind eller navigere en masse "Permission Needed"-prompter for at få adgang til dit kamera og mikrofon.
De fleste videokonferencewebsteder giver dig mulighed for at oprette et testmøde for at fjerne eventuelle knæk i din hardware, som at finde ud af, at dit webcam ikke virker, eller din mikrofon er for stille under konferencevideoen.
At skabe et optimalt miljø
Du ved måske, hvordan du ser godt ud på videoopkald, men hvad med din videokonferencebaggrund? Det kan sige meget om dig, og ikke altid på en god måde.
Her er nogle enkle tips til videokonferencer for at sikre, at dit miljø sender det rigtige budskab i et professionelt miljø:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Indret med vilje: Hvis du har en hylde eller reol i baggrunden, så vis priser eller noter relateret til mødet. Gør det målrettet.
- Undgå døre og vinduer: Peg dit kamera væk fra døre og vinduer for at forhindre distraktioner og belysningsproblemer.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Brug Webcam Preview: Tjek, hvordan alt ser ud på kameraet før dit opkald. Foretag justeringer efter behov.
Husk, at hvis der sker noget uventet (som dit lille barn, der brager ind), bevar roen og bevar professionalismen – din energi bidrager også til "miljøet", så fokuser på ikke at miste roen.
Præsentation og engagement
Påklædning af delen
Klæd dig ordentligt på til professionelle møder.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Bær passende arbejdstøj.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Aktiv deltagelse
Kig direkte ind i kameraet.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Tænk på det på denne måde: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Slå lyden fra dig selv, når du ikke taler.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Tal aldrig over andre.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Gem dine spørgsmål til slutningen, så alle får mulighed for at dele deres tanker. Få ting er mere nedslående end at blive konstant afbrudt og talt om, især når du har noget virkelig værdifuldt at dele
Engager fjerndeltagere ved hjælp af teknologi.
Du ønsker, at deltagerne i dine onlinemøder skal føle sig inkluderede og komfortable. Ifølge en konference rapport, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
For at gøre din virtuelle konference mere tilgængelig, skal du forbedre videoopkaldskvaliteten.
Placer også din mikrofon og kamera korrekt, brug undertekster og giv en mulighed for telefonopkald. Sørg for, at delte dokumenter er let synlige for alle deltagere.
Forvandl dine mødedeltagere fra passive observatører til aktive deltagere. Tilskynd til kreativitet med whiteboards, beslutningstagning med afstemninger, deling af meninger via chat og udtryk reaktioner med sjove emojis i dine virtuelle møder
Etikette og overvejelser
Tidsstyring
Vær punktlig – kom altid til tiden.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Husk tidszoner, når du planlægger.
Du kan muligvis ikke inkludere alle i hvert virtuelle møde, men du kan sørge for, at alle får en chance for at deltage i nogle.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Send en dagsorden ud inden mødet.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
For at forblive organiseret skal du inkludere en tidsplan i din mødedagsorden. Dette hjælper dig med at holde dig på sporet og ikke gå ud på tangenter. Afsæt lidt tid til at starte mødet med en venlig snak – det hjælper med at opbygge en positiv atmosfære.
Forbliv distraktionsfri
Fjern potentielle distraktioner fra dit miljø.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5 % af mennesker kan klare det.
At prøve at gøre for meget på én gang kan få dig til at føle dig stresset og miste dit fokus. Derudover kan det være ret distraherende for dine holdkammerater under opkaldet. Så her er videokonferenceprotokoller, der skal følges:
- Luk alt andet arbejde på din computer.
- Placer videoopkaldet og webcam lige før dig, hvis du har flere skærme.
- Slå disse meddelelser fra på din computer og telefon.
- Modstå trangen til at tjekke sociale medier ud under opkaldet.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Vær altid opmærksom på mødet.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Konklusion: Maksimering af videokonferencefunktioner
Teamwork betyder at arbejde sammen, diskutere vigtige ting og sigte mod gode resultater. Virtuelle møder burde være lige sådan.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
