Technologia szybko zmienia sposób działania przedsiębiorstw i nie wygląda na to, że w najbliższym czasie ulegnie spowolnieniu. Poprawiła się komunikacja, operacje i przepływ pracy, dzięki czemu łatwiej jest współpracować, niezależnie od lokalizacji firmy lub pracowników.
Teraz praca zdalna to nie tylko dodatek, ale nowa norma, która sprawia, że wirtualne spotkania stają się koniecznością.
Oto ciekawy fakt: Prawie 96% pracowników stwierdził, że rozmowy wideo pomagają zdalnym zespołom czuć się lepiej połączonymi.
In virtual meetings, employees are supposed to share thoughts, talk about relevant topics, and solve problems as a team. But more often than not, things don’t go as planned.
People start to tune out, conversations go off track, meetings go over time, and some participants aren’t engaged. The result? We’re left with a lot of room for improvement for virtual meetings to be truly productive and effective.
On the flip side, when meetings go well, there’s a positive vibe in the team, everyone understands their expectations and responsibilities, and productivity and efficiency increase.
That’s what the goal of a great video conference is, every time.
In this article, we’ll share some of the best video conferencing tips to help you achieve more success in your collaborative effects. So read on.
Przygotowanie do sukcesu
Now that so many of us are partaking in video conferences more frequently, making oneself appear and sound professional isn’t always easy when seated in PJs from the waist down.
Prawdopodobnie wszyscy byliśmy świadkami nieidealnych, a nawet zawstydzających momentów podczas wideokonferencji i przyczyniliśmy się do nich.
To avoid such situations, here are some video conferencing tips that’ll help you set up for success from the start:
Wybór właściwych narzędzi
Po pierwsze — platforma, którą wybierzesz, może naprawdę mieć wpływ na sposób, w jaki Twoje zespoły wykonują zadania.
Jeśli wybierzesz niewłaściwe, możesz napotkać problemy, takie jak długie, powolne i złożone konfiguracje spotkań, osoby mające trudności z dołączeniem do wydarzenia, niewiedza, kto się pojawił lub ograniczone narzędzia do prezentowania informacji i interakcji.
To make the right call on the tool to use, figure out what’s most important for your team.
Być może potrzebujesz platformy, która działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce internetowej, jest bardzo prosta w uruchomieniu i ma mało skomplikowany interfejs. Być może szukasz tablic do burzy mózgów lub funkcji automatycznego nagrywania spotkań.
Oto kilka typowych funkcji, których należy szukać w skutecznym narzędziu do wirtualnych spotkań:
- Łatwy w użyciu: powinien być prosty w obsłudze dla każdego — nawet dla nowicjuszy technicznych, którzy nie są dobrze zaznajomieni z obsługą oprogramowania.
- Dobra jakość obrazu i dźwięku: nikt nie chce niewyraźnego obrazu lub dźwięku z opóźnieniami. Niektóre narzędzia radzą sobie lepiej z niższymi sygnałami Wi-Fi niż inne.
- Interactive Tools: Tools that help everyone participate and engage – like sending visual reactions, chatting and sharing documents, and more.
- Analityka: uzyskaj informacje o swoich spotkaniach, aby je ulepszyć (czas, wielkość uczestników, statystyki zaangażowania itp.).
- Obejmuje wszystko, czego potrzebujesz: narzędzie powinno działać dobrze przed, w trakcie i po spotkaniu w zakresie tego, czego naprawdę potrzebujesz.
Dodatkowe wskazówki dotyczące skutecznych konferencji
Są szanse, że otrzymasz zaproszenie na spotkanie na długo przed zaplanowanym spotkaniem. Wejdź na stronę internetową lub pobierz wcześniej aplikację i zaloguj się, aby upewnić się, że wszystko działa.
Nie spóźnij się na spotkanie tylko dlatego, że próbowałeś zapamiętać hasło do logowania lub przeglądać szereg komunikatów „Wymagane pozwolenie”, aby uzyskać dostęp do kamery i mikrofonu.
Większość witryn do wideokonferencji umożliwia utworzenie spotkania testowego w celu usunięcia wszelkich usterek w sprzęcie, na przykład sprawdzenia, czy kamera internetowa nie działa lub mikrofon jest zbyt cichy podczas konferencji wideo.
Tworzenie optymalnego środowiska
Być może wiesz, jak świetnie wyglądać podczas rozmów wideo, ale co z tłem konferencji wideo? Może wiele o Tobie powiedzieć i nie zawsze w dobry sposób.
Oto kilka prostych wskazówek dotyczących wideokonferencji, dzięki którym Twoje środowisko prześle właściwy komunikat w profesjonalnym otoczeniu:
- Get the Lighting Right: Good lighting makes you look professional. Use natural light from a window. Or go for soft and even lighting. Just don’t have too much light behind you.
- Keep the Background Simple: Don’t clutter your background with too many items. Keep it tidy and neutral. You can add a few personal items for a friendly touch.
- Udekoruj celowo: jeśli w tle masz półkę lub regał, wyeksponuj nagrody lub notatki związane ze spotkaniem. Zrób to celowo.
- Unikaj drzwi i okien: skieruj aparat z dala od drzwi i okien, aby zapobiec rozproszeniu uwagi i problemom z oświetleniem.
- Position Your Webcam Right: Place your webcam at eye level, three to eight feet away from you. That’ll help you avoid distortions.
- Create a Permanent Setup: Designate a spot for video calls so you don’t scramble every time. You can use a fabric or paper backdrop for convenience.
- Użyj podglądu kamery internetowej: przed rozmową sprawdź, jak wszystko wygląda w kamerze. W razie potrzeby dokonaj regulacji.
Pamiętaj, jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego (np. wtrącanie się Twojego malucha), zachowaj spokój i zachowuj profesjonalizm – Twoja energia również przyczynia się do „środowiska”, więc skup się na tym, aby nie stracić panowania nad sobą.
Prezentacja i zaangażowanie
Ubieranie części
Ubieraj się odpowiednio na spotkania zawodowe.
We’ve all had those days when working from home meant staying in pajamas for most of the day. It’s all good if you don’t have any video meetings. But when you do, it’s a big no-no for you and everyone else on the call.
Nosić odzież odpowiednią do pracy.
You and your team should look the part for virtual meetings, even if it’s casual. You don’t need to wear a suit or a fancy dress but avoid wearing anything you wouldn’t wear at the office. Also, it’s a bit tricky to feel like you’re working when you’re in the same clothes you crashed out in.
You have a choice, though. You can look professional on top and keep comfy sweatpants or leggings on the bottom, out of sight. It’s your call, but being fully dressed might help you keep your head in the game.
Aktywne uczestnictwo
Spójrz bezpośrednio w kamerę.
Many participants make this slip-up—they look at the video screen instead of the camera when talking to someone online. It might feel natural, but it actually makes you seem like you’re not fully engaged.
It can make you look a bit distant and not so professional. And it’s pretty obvious when you’re not all there during a video call.
Pomyśl o tym w ten sposób: looking right into the camera lens is like looking someone in the eye when talking face-to-face. If someone talking to you in real life looks elsewhere instead of keeping eye contact, you’d think they are not interested in what you’re saying, right?
Looking directly into the camera is one of the basic video meeting etiquette. So, give it a go until you get the hang of it. It’ll make you seem more connected and professional during your virtual meetings.
Also, shut down all the extra apps and tabs you don’t need and turn off those pesky notifications that can distract you and your mates.
Wycisz się, gdy nie mówisz.
People can often tune out background noise on their end, but it’s tough to ignore when you’re on the receiving end of the call.
Nobody’s keen to listen to your cat’s meow in the background. And if they do, you might find the meeting topic shifting to “What cat breed is that? She’s gorgeous!”
Unmuted people can be quite distracting and take the meeting off track. So, let’s make a rule: keep yourself muted unless you are about to speak for a better video conference.
Nigdy nie wypowiadaj się nad innymi.
Things can get pretty tricky when you have a bunch of people on the same video call. Be patient, and do not jump in while others are talking—it’s rude and against conference call etiquette.
Zapisz swoje pytania do końca, aby każdy miał szansę podzielić się swoimi przemyśleniami. Niewiele rzeczy jest bardziej przygnębiających niż ciągłe przerywanie i zagadywanie, zwłaszcza gdy masz coś naprawdę cennego do przekazania
Angażuj zdalnych uczestników za pomocą technologii.
Chcesz, aby uczestnicy Twoich spotkań online czuli się zaangażowani i komfortowi. Według konferencji raport, two big issues for remote workers during conference calls are not wanting to interrupt others and not seeing everyone’s faces.
Aby Twoja wirtualna konferencja była bardziej dostępna, popraw jakość rozmów wideo.
Ustaw także odpowiednio mikrofon i kamerę, używaj napisów kodowanych i zapewnij opcję połączenia telefonicznego. Upewnij się, że udostępnione dokumenty są łatwo widoczne dla wszystkich uczestników.
Zmień uczestników spotkania z pasywnych obserwatorów w aktywnych uczestników. Zachęcaj do kreatywności za pomocą tablic, podejmowania decyzji za pomocą ankiet, dzielenia się opiniami na czacie i wyrażania reakcji za pomocą zabawnych emotikonów podczas wirtualnych spotkań
Etykieta i rozważania
Zarządzanie czasem
Bądź punktualny – bądź zawsze na czas.
This rule applies to all kinds of meetings—in person, on video, or a mix of both. But it’s one of the must-follow video conference best practices in particular. You see, making those personal connections is tougher through screens. Even though tech helps, it’s pointless if you’re absent. So, be there for your colleagues and respect their time.
Planując, pamiętaj o strefach czasowych.
Być może nie będziesz w stanie uwzględnić wszystkich w każdym wirtualnym spotkaniu, ale możesz mieć pewność, że każdy będzie miał szansę dołączyć do niektórych.
One of the tips for video conferencing to consider is to just think about when people are usually busy with their work, where they’re located, and what time zone they’re in. Then, plan your meetings to fit around these factors so that everyone can be a part of it.
Wyślij porządek obrad przed spotkaniem.
Keep things simple and clear when you’re getting ready for a meeting. Ensure you’ve got a clear idea of what you want to achieve, and share the plan with your team in advance. This allows everyone to think about what they want to say or ask, setting the foundation for a successful video conference.
Aby zachować porządek, uwzględnij harmonogram w programie spotkania. Dzięki temu utrzymasz się na właściwej drodze i nie zboczysz z trasy. Przeznacz trochę czasu na rozpoczęcie spotkania od krótkiej przyjacielskiej rozmowy – pomaga to zbudować pozytywną atmosferę.
Pozostań wolny od zakłóceń
Usuń potencjalne czynniki rozpraszające ze swojego otoczenia.
When you’re right in the thick of a busy workday, you might feel like having a go at doing other things during a video call. But humans aren’t that great at multitasking—only about 2,5% ludzi jest w stanie to zrobić.
Próba zrobienia zbyt wielu rzeczy na raz może sprawić, że poczujesz się zestresowany i stracisz koncentrację. Poza tym może to dość rozpraszać członków drużyny podczas rozmowy. Oto protokoły wideokonferencji, których należy przestrzegać:
- Zamknij wszystkie inne prace na komputerze.
- Jeśli masz wiele ekranów, umieść rozmowę wideo i kamerę internetową tuż przed sobą.
- Wycisz te powiadomienia na komputerze i telefonie.
- Podczas rozmowy powstrzymaj się od chęci sprawdzenia mediów społecznościowych.
- If you’re working from home with the family around, give them a heads up that you’re on a call so they don’t come barging in.
Zawsze skupiaj całą uwagę na spotkaniu.
Avoid the urge to check emails or tinker with your PowerPoint during video calls; it’s just not good video conference etiquette. Similar to face-to-face meetings, showing respect to your colleagues by giving them your full attention is necessary.
Here’s one of the top video conferencing tips: If you wouldn’t do a particular action in person, don’t do it during a virtual meet-up.
Wniosek: maksymalizacja funkcji wideokonferencji
Praca zespołowa oznacza wspólną pracę, omawianie ważnych spraw i dążenie do dobrych wyników. Spotkania wirtualne właśnie takie powinny być.
Check out your virtual meeting tool’s reports to see how people got involved and what they liked best. You’ve hit the jackpot if the reports say that participants were all about the polls, questions, upvotes, and chats.
Use video tools to get your team chatting, steer them toward group goals, and ensure everyone has a positive vibe. That’s one of the top-secret tips for video conferencing.
